Je vervangt tijdelijk de huidige teamleider en start per 1 januari 2025 met het klaarstomen van de Servicedesk Financiën voor de live-gang van Oracle Cloud. Je bent een expert op het gebied van servicedesks en verantwoordelijk voor:

• Inrichting van het ticketsysteem: Zorg ervoor dat het back-end systeem Topsdesk en front-end systeem SARA effectief en efficiënt zijn ingericht, en dat het team output met toegevoegde waarde kan behalen.
• Telefonie: Zorg ervoor dat de hard- en software (Avaya) succesvol live is en het team ermee kan werken.
• Kennisbank: Vul de kennisbank met alle mogelijke vragen en antwoorden over Oracle Cloud en aanverwante systemen.
• PR en communicatie: Zorg ervoor dat de communicatie richting eindgebruikers op orde is en samenwerkt met Verandermanagement van het implementatieprogramma voor Oracle Cloud.

Je bent ook tijdelijk verantwoordelijk voor de Teamleider Service & Ondersteuning Accounting voor minimaal twee maanden op inhoudelijk gebied, terwijl een collega MT-lid HR-ondersteuning verzorgt.

Wat wordt gevraagd:

• Adviseer over hoe de bovenstaande taken meer/minder/anders kunnen worden aangepakt om extra waarde te creëren.
• Bepaal hoe je deze verbeteringen samen met het team effectief kunt realiseren, vooral in een gemeentelijke context en onder tijdsdruk.

Als je ervaring hebt met deze uitdagingen en concrete antwoorden kunt geven op bovenstaande vragen, ben jij de ideale kandidaat.

Waarom doen we dit?
Waarom willen we een Service & Ondersteuningsteam opzetten? Ons concern Rotterdam gaat in januari 2025 ‘Oracle Cloud’ in gebruik nemen, dankzij het implementatietraject GREAT: Gebruikersvriendelijke, Rotterdamse, Effectieve, Administratie van de Toekomst. De inkoopadministratie, de financiële administratie en onze plannings- & control cyclus draaien dan niet meer op ‘servers op de aarde’ maar ‘volledig in de cloud’.

Na live-gang gaan er zo’n 7.000 eindgebruikers die: allemaal nieuwe schermen zien, voor hen nog onbekende knopjes indrukken en aangepaste processen beleven. Dus… …die gaan bellen, ‘tickets met vragen inschieten’, klagen, meer (of juist minder) willen, en ga zo maar door. Als afdeling Accounting willen wij daar klaar voor staan met een duidelijk, herkenbaar, bereikbaar en goed ingewerkt Service & Ondersteuningsteam. De servicedesk succesvol helpen klaarstomen op alle vlakken, daar zoeken wij jou voor!
De afdeling
Je bent werkzaam vanuit en voor het team Service & Ondersteuning Accounting. Op dit moment zijn we een ‘samengesteld team’ van zo’n 10-12 mensen: teamgenoten vanuit een voormalig team (Service & Ondersteuning Projecten), teamgenoten uit andere teams van onze afdeling, een HBO-stagiair en we zijn bezig met werving & selectie voor versterking).

Wij zijn onderdeel van de afdeling Acounting. Wij voeren dé boekhouding van de gemeente Rotterdam. Die boekhouding gaat per 1 januari 2025, als eerste grote gemeente in Nederland, naar “de cloud”. Stoer, heftig en spannend. En vanuit ons team Service & Ondersteuning Accounting bemensen wij de Servicedesk Financiën.

Onze organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.

Jouw werkgebied voor deze vacature start vanuit het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO). De BCO noemen we ook wel de spil van de gemeentelijke organisatie. De medewerkers van dit cluster zorgen ervoor dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen. Het is de schakel tussen de Rotterdammers, het stadsbestuur en de veertien gebieden. De BCO verzorgt ook de bedrijfsvoering voor alle clusters. De afdelingen inkoop, communicatie, ICT, facilitaire zaken, juridische zaken, HR, onderzoek en financiën zorgen ervoor dat de clusters zich volledig kunnen richten op hun eigen taken.

Als we je referenties nabellen dan horen we je eerder behaalde successen op het gebied van ‘servicedesks neerzetten’ en je social skills om dit met het team en de omgeving te realiseren. Dit zien we bij jou terug in een vlotte realisatie waarbij je af en toe best eens op een teentje mag stappen hier en daar. Op ons gemeentelijke procestempo wachten, is niets voor jou. Een team meenemen, nee omvormen tot een ja en een succesvolle financiële servicedesk opzetten is niet meer pionieren voor jou; jij vertelt ons in alle rust hoe jij dit al meedere keren hebt gedaan. Je begrijpt hoe menselijke dynamieken werken en wat dit voor (eind)gebruikers het team betekent en je bent in staat om (tijdelijk) het team aan te sturen en leiding te geven op inhoud. Verbaal en schriftelijk ben je zeer sterk. In de maanden dat de Teamleider in gepland verzuim is, neem jij soepel en met verve even de inhoudelijke leiding van het team op je. Op HR-gebied (vakantie-aanvragen, ziekte-/betermeldingen, personeelsgesprekken, e.d.) en voor de verbinding met het Managementteam zetten we een MT-lid tijdelijk in. Met dat MT-lid schakel je indien nodig tijdig en proactief. Tot slot heb je een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.

• Je beschikt minimaal over een afgeronde hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal twee keer eerder een servicedesk opgebouwd bij een opdracht, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met hierarchisch leidinggeven aan Servicedeskteams, opgedaan in de afgelopen 4 jaar;
• Je hebt aantoonbare ervaring met werken bij een overheidsinstelling;
• Je hebt kennis van en ervaring met Oracle Cloud, Topdesk en Avaya (of vergelijkbare ticket-/telefoniesystemen).

Wensen
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met minimaal 150.000 inwoners;
• Je beschikt over minimaal 5 jaar werkervaring binnen het vakgebied (servicedesk opbouwen);
• Je hebt ervaring met het werken met kennisbanken.

• Werklocatie: Thuiswerk met vergaderingen op Wilhelminakade 179; fysieke aanwezigheid voornamelijk daar.
• Startdatum: Begin oktober 2024
• Uren per week: 36-40
• Duur opdracht: 6 maanden, met verlengingsopties van 2 x 3 maanden
• Data voor verificatiegesprek: Week 39 op locatie (de Rotterdam)