Tactisch Inkoper meerdere trajecten (Facilitair Bureau)

De inkoper gaat circa 3 tot 5 Europese (openbare) aanbestedingstrajecten uitvoeren. Deze
aanbestedingstrajecten worden door de gemeente Amsterdam geclassificeerd in een eenvoudig, standaard of complex inkooptraject (zie onderstaande tabel).

Procedure                         Eenvoudig           Standaard      Complex
Europees Openbaar          136                      163                  188
Europees niet openbaar    176                      202                  226
 
Op basis van bovenstaande gegevens dient de leverancier een prijsvaste prijs aan te bieden per soort procedure. De prijs is vast, het aantal uren is niet verrekenbaar. De voortgang van de door Opdrachtgever toegewezen aanbesteding(en) aan inkoper en het behalen van het resultaat binnen de gestelde uren is voor risico en verantwoordelijkheid van de leverancier, tenzij feitelijk en aantoonbaar blijkt (met inachtneming van redelijkheid en billijkheid) dat gestelde uren van de gemeente Amsterdam exceptioneel (meer dan 15%) overschreden worden door toedoen van gemeente Amsterdam.
 
Indien het aantal uren overschreden wordt conform gestelde in voorgaande zin zal
de overschrijding die boven de 15% van de gestelde uren uitkomt worden afgerekend op basis van een uurtarief. Graag uw aanbieding voor dit uurtarief, waarbij het maximale uurtarief 95 Euro per uur is. De Opdrachtgever bepaald (o.a. op basis van de inkoopstrategie) de te volgen procedure per inkooptraject/aanbesteding.
Mogelijke aanbestedingen zijn (in nader overleg te bepalen, lijst niet bindend en limitatief, kan wijzigen)::

• Verkiezingsdrukwerk (eenvoudig);
• Blanco papier (eenvoudig);
• Snijbloemen (standaard);
• Post (standaard);
• Raamovereenkomst vervangen kaartlezers toegangscontrolesystemen (standaard);
• Beveiliging en receptiediensten (complex);
• Fietsen

 
Naast de opgenomen uren per procedure, staan de maximale termijnen voor de planning van een Europese aanbesteding ook opgenomen conform onderstaande kengetallen. Waarbij de opdrachtnemer verantwoordelijk is voor het uitvoeren en realiseren van de gehele aanbesteding (specificeren, selecteren en contracteren) binnen de gestelde planningstermijn.

• Europees openbaar: 5 maanden
• Europees niet openbaar: 6 ½ maand

Er is geen sprake van een aaneengesloten werkperiode. Door interne en externe oorzaken kan de aanbestedingsplanning soms wijzigen of moeten activiteiten op hold worden gezet. Van de inkoper wordt verwacht dat hij zich flexibel op kan stellen. De Gemeente vergoed geen leegloopuren. Opdrachtnemer werkt vanaf eigen werklocatie en is op afroep beschikbaar voor vergaderingen en contactmomenten bij Gemeente. Inkoper krijgt  een gemeentelijke email en Negometrix account.

• Stelt zelfstandig Europese aanbestedings- en contractstukken op;
• Maakt een inkoopstrategie voor de aan de inkoper toegewezen inkooppakketten;
• Adviseert, organisatie breed, over toekomstige inkoopprojecten;
• Verzorgt de voorbereiding, coördinatie en begeleiding van inkooptrajecten en voert de regie op de inkooptrajecten;
• Richt de inkoopprojectorganisatie in; het zogenaamd multidisciplinair team;
• Besteedt diensten e/o leveringen Europees aan;
• Voert gesprekken met opdrachtgevers en budgethouders over de voortgang van uitgevoerde inkoop- en aanbestedingstrajecten;
• Bewaakt en rapporteert voortgang, knelpunten en beslismomenten;
• Toetst en verantwoordt de behaalde inkoopresultaten aan deSenior Inkoper en de afdelingsmanager;
• Draagt zelfstandig zorg voor het opbouwen van het inkoopdossier en toetst deze op rechtmatigheid en compleetheid;
• Begeleid de implementatie van (nieuwe) contracten door een gedegen overdracht aan de contractmanager.
• Het uitvoeren van een Europese aanbesteding (specificeren, selecteren en contracteren) per levering e/o dienst met als resultaat een of meer getekende overeenkomsten.

Het Facilitair Bureau
Het Facilitair Bureau van de Gemeente Amsterdam heeft als doel alle vastgoed locaties van de Gemeente Amsterdam te faciliteren in ondersteunende facilitaire diensten & leveringen en technisch beheer & onderhoud aan gebouw en installaties. De functie van de locaties loopt uiteen van kantoorverzamelgebouwen, tot sportaccommodaties en ouder- & kind centra. De totale vastgoedportefeuille bestaat uit ca. 255 locaties. Iets meer dan de helft is in operationeel beheer van het Facilitair Bureau. Het overige deel zal naar verwachting op termijn volgen.
 
Het Facilitair Bureau zal zich de komende jaren verder ontwikkelen tot een efficiënte, kennisrijke en professionele dienstverlener op het gebied van facilitair management, huisvesting, centrale inkoop, technisch (gebouwen) beheer en energie met een grote focus op het primaire proces van de gebruiker. Het Facilitair Bureau levert waar het de gebruiker echt om gaat.
 
Afdeling Inkoop- & Contractmanagement
De inkoop voor de gemeente Amsterdam is gecoördineerd, decentraal belegd bij 5 leadbuyers. Facilitair Bureau is leadbuyer voor het wagenpark, energie, ondersteunende diensten als schoonmaak, catering, beveiliging en ook voor technisch onderhoud & beheer aan gebouwen zoals schilderwerk en liftonderhoud.
De afdeling Inkoop & contractmanagement is verantwoordelijk voor de inkoop, de implementatie van overeenkomsten en de aansturing van de leveranciers. Daarbij draagt zij zorg voor de vertaling van de strategische organisatiedoelen naar tactische uitgangspunten en naar de praktijk in overeenkomst en uitvoering.
De afdeling inkoop is in ontwikkeling en bestaat op dit moment uit 5 inkopers, 1 senior inkoper,8 contractmanagers, 1 senior contractmanager en een medewerker inkoop.
 

• in het bezit van een afgeronde hbo opleiding
• kennis van inkoop op tactisch niveau (bijvoorbeeld NEVI I e/o NEVI II of vergelijkbare relevante opleidingen.
• minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met zelfstandig inkopen.
• minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met inkopen bij een overheidsorganisatie.
• minimaal 7 Openbare Europese aanbestedingen zelfstandig uitgevoerd.
• ervaring met Negometrix.

Wensen

• ervaring met diverse contractvormen, waaronder best value.
• ervaring met facilitaire inkooppakketten.

• Startdatum: 1-2-2020
• Einddatum: 01-02-2021
• Werklocatie: De Gemeente stelt geen vaste werkplek beschikbaar. Opdrachtnemer werkt vanaf eigen werklocatie. Voor vergaderingen, contactmomenten is de locatie:: Weesperstraat 113 Amsterdam De inkoper krijgt de beschikking over een gemeentelijke email account en Negometrix account.
• Aantal fte: 1
• Aantal uren per week max 36 uur, in te vullen door de kandidaat. Als doelstelling maar binnen de tijd gerealiseerd is.
• Optie tot verlenging: ja, 6 maanden