Utrecht heeft jou nodig!
Als Projectondersteuner heb je de volgende opdrachten:

• Ondersteun een team projectmanagers van maatschappelijke vastgoedprojecten: Ondersteun bij de bouw, renovatie en verduurzaming van maatschappelijk vastgoed, zoals buurthuizen, sportgebouwen en iconische locaties als de Dom en het Stadskantoor.
• Versterken van professionalisering: Lever een actieve bijdrage aan de verdere professionalisering van vastgoedprojecten binnen de Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU), met oog voor verbeteringen en efficiëntie.
• Samenwerken aan een gezond stedelijk leven: Werk nauw samen met enthousiaste en betrokken collega’s om de gezamenlijke doelstelling te realiseren: een gezond stedelijk leven voor iedereen.

De opdracht als Projectondersteuner valt onder de Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU) op de afdeling ‘Vastgoedprojecten’ (VGP). De afdeling Vastgoedprojecten bestaat uit 4 teams:

• Onderwijshuisvesting en Multifunctionele accommodaties
• Sport, Welzijn en Zorg
• Cultuur, Erfgoed, Bereikbaarheid, Eigen huisvesting, Wonen, Veiligheid en Overig
• Projectbureau

Team Projectbureau bestaat uit adviseurs projectbeheersing en (project)ondersteuners (totaal 7 Fte). Deze opdracht als projectondersteuner, richt zich op het ondersteunen van de VGP-teams bij het uitvoeren van vastgoedprojecten zodat de in totaal +/- 350 bouw- en renovatieprojecten goed en beheerst verlopen. Dit gebeurt in samenwerking met de collega’s van het Projectbureau en de programma- en projectmanagers. Daarnaast draag je bij aan de verdere professionalisering van het uitvoeren van een vastgoedproject binnen de Vastgoedorganisatie.

Je taken zijn:

• Zorgdragen voor een georganiseerde en efficiënte uitvoering van vastgoedprojecten: Bewaak en stimuleer een gestroomlijnde werkwijze voor projecten, met focus op de naleving van de "Project Matig Creëren" (PMC) methodiek, en zorg ervoor dat processen en templates correct worden toegepast.
• Ondersteunen van de professionalisering binnen projectmanagement: Verbeter projectbeheersing door documenten en formats te herzien, de SharePoint-omgeving actueel te houden, en structurele verbeteringen door te voeren.
• Kwaliteitsmonitoring van projectdata: Houd toezicht op de datakwaliteit binnen de Portfolio- en Projectmanagementtool, controleer de volledigheid en actualiteit van projectgegevens, en geef ondersteuning bij de juiste dataverwerking.
• Assisteren bij rapportages en voorbereidingen: Werk mee aan de voorbereiding, uitwerking en opvolging van voortgangsrapportages, evenals aan investeringscommissie-bijeenkomsten.
• Ondersteunen van projectfinanciën en risicobeheersing: Voer projectgerelateerde bestellingen in via SAP en volg deze op, controleer risicoclassificaties en ondersteun om projectfinanciën accuraat te beheren.
• Coördineren van projectbijeenkomsten en risicosessies: Organiseer en coördineer bijeenkomsten zoals Project Start-Ups en risicosessies, inclusief planning en het opzetten van overlegstructuren.

• Beheer van projectdocumentatie: Stel een effectief documentatiesysteem op voor projectadministratie en adviseer over verbeteringen in de projectbeheersing en het projectmanagement.
• Ondersteunen en coachen van collega-projectondersteuners: Bied ondersteuning en kennisdeling om collega’s op te leiden en hun kennis en vaardigheden in projectondersteuning te vergroten.

Je rapporteert aan de Manager Projectbureau en gebruikt jouw praktische ervaring om verbetervoorstellen aan te dragen en te implementeren binnen de organisatie.

Jij bent/hebt:

• Hbo werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als projectondersteuner of in een vergelijkbare functie

Pré:

• Aantoonbare werkervaring met het bieden van ondersteuning op GROTICK-elementen
• Je hebt aantoonbare ervaring met het begeleiden van collega’s en zorgdragen voor de borging van kennis
• Je bent bekwaam in het gebruik van SAP en het werken met een Portfolio-, Projectmanagement Tool
• PMC certificering en kennis van bouwprojectmanagement

Voor deze opdracht is het belangrijk dat jij je herkent in de volgende competenties.

• Initiatiefrijk: je wacht niet af, maar neemt zelf het voortouw.
• Stressbestendig: je kunt snel schakelen als er onverwachte dingen gebeuren. Je weet de rust te bewaren als de druk hoog is, kunt omgaan met tegenwind en schroomt niet om collega’s om hulp of advies te vragen.
• Samenwerken: je werkt graag in teamverband en helpt het team waar nodig, zonder de verantwoordelijkheden van anderen over te nemen.
• Analytisch: je kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden en vindt het leuk om structuur aan te brengen in een grote hoeveelheid informatie.
• Resultaatgericht werken: je pakt je verantwoordelijkheid, hebt eigen inbreng en krijgt er energie van om alles soepel te laten verlopen.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau
• Je beschikt over bij voorkeur minimaal 5 of meer jaren relevante werkervaring als projectondersteuner of in een vergelijkbare functie
• Je hebt aantoonbare ervaring met het begeleiden van collega’s en zorgdragen voor de borging van kennis
• Je hebt aantoonbare ervaring met SAP
• Je hebt ervaring met een Portfolio-projectmanagement tool
• Licht kort en bondig toe per element van de GROTICK-elementen wat jouw ervaring hiermee is.

• Periode: Zsm/Van 01-12-2024 tot 01-06-2025 (6 maanden) met mogelijke opties tot verlenging
• Belasting: 32-36 uur per week gemiddeld

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland op woensdagmiddag 20 nov en donderdagochtend 21 nov. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.