Jij wordt blij van alles wat te maken heeft met contracten. Contracten zijn onmisbaar om organisaties goed met elkaar samen te laten werken en daar zorg jij voor. Je legt daarvoor alle contracten en afspraken met leveranciers tot in de puntjes perfect vast. Je kent de leveranciers, hun werkveld, de contracten en de administratie uit je duimpje en je vindt het een uitdaging om te zorgen dat de samenwerking met de leveranciers zo goed mogelijk verloopt.
 

Jouw functie
Het Programma Vluchtelingen bevindt zich momenteel in een transitiefase van een project naar een regulier team. Dit betekent dat we niet alleen onze processen en structuren verder professionaliseren, maar ook dat we voortdurend inspelen op nieuwe inzichten en uitdagingen. Om deze transitie mogelijk te maken zoeken we een senior contractbeheerder die stevig in de schoenen staat. Iemand die flexibel is, goed kan omgaan met veranderingen en bereid is om verwachtingen bij te stellen naarmate onze afdeling verder vorm krijgt.
De Contractbeheerder haalt het beste uit de contracten die onze organisatie heeft afgesloten op het gebied van facilitaire zaken, sociaal beheer en andere contracten in het sociaal domein. Ter versterking van ons team bedrijfsvoering, zoeken wij een gedreven Contractbeheerder die samen met ons deze uitdaging aan wil gaan.
Je belangrijkste taak is het zorgen voor een optimale benutting van de afgesloten contracten en het coördineren van het team van contractbeheerders. Je werkt hierbij nauw samen met de contractmanagers en de inhoudelijk specialisten en beleidsadviseurs.

De contractbeheerder is primair gericht op het beheren en verstrekken van de juiste informatie op het juiste moment aan de juiste personen. Je taken worden onder meer:

• Coördineren van de werkzaamheden van het team contractbeheer; Administratief beheren, operationaliseren en archiveren van het contract waardoor de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar is;
• Sturen op de naleving van de overeengekomen afspraken en opstellen van rapportages;
• Eerste aanspreekpunt over (wijziging van) contractvoorwaarden;
• Beheren van lopende contracten en behandelen of herzien van aflopende contracten;
• Bewaken van budget, doorlooptijd, administratieve verwerking, opvolging en facturatie.
• Aanvragen van offertes en opvolgen van issues bij onder andere facturen.

Gezien je senioriteit zijn je taken ook:
• Opleiden en begeleiden van beginnende en gevorderde contractbeheerders
• Bijhouden van ontwikkelingen op het vakgebied en het voorstellen en implementeren van procesverbeteringen
• Vraagbaak voor complexe administratieve vraagstukken

De afdeling
Team Vluchtelingen
Het programma Vluchtelingen verzorgt drie opgaven: Opvang Asiel, Opvang Oekraïense vluchtelingen en de tijdelijke huisvesting van statushouders. Veel Oekraïense vluchtelingen zoeken onderdak in Europa, zo ook in Nederland. De gemeente Rotterdam vangt zo’n 2.000 Oekraïense vluchtelingen en 500 asielzoekers op en we huisvesten ruim 1500 statushouders in tijdelijke huisvesting. Samen met collega’s en afdelingen van vrijwel alle onderdelen van de gemeente, zorgen we ervoor dat deze opgaven succesvol worden uitgevoerd. Voor dit programma zoeken wij een senior Contractbeheerder.

Onze organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken. Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling stimuleert maximale ontplooiing van talent in een gezond lichaam. Daarbij gaan we uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen kunnen staan. Het streven is dat iedereen zijn talent ontwikkelt, leert en/of werkt, maatschappelijk actief is als leren of werken niet kan en zorgt voor de eigen gezondheid. Sport, cultuur, onderwijs en basale zorg dragen daaraan bij. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden. Of intensieve ondersteuning waar echt noodzakelijk. Dat doen we in opdracht van het college en wijkraden en samen met maatschappelijke partners.

Om dit werk goed te kunnen doen heb je al minimaal drie jaar gewerkt als contractbeheerder voor belangrijke contracten van een gemeentelijke organisatie, het liefst in het werkgebied van Maatschappelijke Ontwikkeling. Je bent stressbestendig omdat we soms snel moeten schakelen met onze leveranciers bij gewijzigd beleid. Je werkt nauwkeurig om de uitvoering van de contracten (en andere overeenkomsten) zo goed mogelijk te laten verlopen. Daar staat tegenover dat je flexibel bent om te zorgen dat je goed kunt omgaan met onvoorziene omstandigheden. Vanwege de veranderingsopgave en de doorontwikkeling van de afdeling, is het van groot belang dat je over sterke adviesvaardigheden beschikt en flexibel kunt inspelen op de uitdagingen en kansen die zich onderweg aandienen. Uiteraard ben je integer en zijn je samenwerking skills goed ontwikkeld. Je werkt immers met veel mensen samen. Je bent daar proactief in op momenten dat dat nodig is.

• Je hebt HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring met contractbeheer opgedaan in een gemeentelijke organisatie.
• Je hebt minimaal drie jaar aantoonbare ervaring met de volgende modules van Oracle Cloud/EBS: contractbeheer/-management, procurement en bestellen/ontvangen.
• Je hebt aantoonbaar minimaal 1 jaar werkervaring in het operationeel aansturen van contractbeheerders.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Excel

Wensen
• Je hebt één jaar of meer ervaring met contractmanagement in het werkveld van Maatschappelijke ontwikkeling van een gemeente in Nederland.
• Je hebt minimaal een jaar ervaring met contractbeheer van strategische contracten
• Je hebt de NEVI Contract- en leveranciersmanagement (CLM) gevolgd, of gelijkwaardig, zoals CATS Foundation/ practitioner.
• Je hebt ervaring en affiniteit met de doelgroep kwetsbare personen en/of vluchtelingen. Dit kan blijken uit eerdere werkervaring of persoonlijke ervaringen zoals vrijwilligerswerk.
• Je bent een gevorderde gebruiker van Excel, bedreven in onder andere draaitabellen en gegevensmodellen.

• Werklocatie: Thuiswerkbeleid met fysieke aanwezigheid op Het Timmerhuis (minimaal 2 dagen per week).
• Startdatum: Naar verwachting maart 2025
• Uren per week: 36
• Duur opdracht: 12 maanden
• Verlengingsopties: 2 x 6 maanden
• Data voor verificatiegesprek: Week 6 en 7
• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.