Jij bent van orde in de chaos, transparantie, rust en overzicht. Je zorgt ervoor dat iedereen weet wat van hem/haar verwacht wordt. Hiervoor leg je afspraken goed vast, maak en deel je planningen, breng je collega’s bij hoe ze hun stukken tijdig en met de benodigde kwaliteit kunnen aanleveren. Je hebt aan een half woord genoeg, maar vraagt ook om verduidelijking wanneer nodig.

Jouw Functie
Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat achter de schermen de processen goed moeten lopen. Als secretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn.

Vanuit jouw rol zit je dicht op het vuur en heb je veel contact met de directie. Je werkt nauw samen met de directie, adviseurs en directiesecretarissen. Samen vormen jullie een sterk team, waarbij jullie elkaar aanvullen in de verschillende rollen en taken.
Daarnaast help je mee om van de afdeling DBO de leukste afdeling van de gemeente te maken. Je brengt nieuwe ideeën in en brengt deze tot uitvoering. Je draagt bij aan het gevoel van gezamenlijkheid en slagvaardigheid.

De volgende werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden kun je in ieder geval verwachten:
• Je houdt administraties bij van openstaande acties en zaken voor het directieteam SO en jouw directeur.
• Je legt afspraken vast en zorgt voor snelle en correcte verslaglegging, bijvoorbeeld voor een directieoverleg.
• Je adviseert en denkt mee met collega’s over hoe ze zo secuur mogelijk welke overleggremia kunnen bereiken.

De afdeling
De afdeling Directie- en Bestuursondersteuning (DBO) vormt een stevig fundament voor de directie. DBO coördineert en adviseert op besluitvorming voor het cluster Stadsontwikkeling (SO). Daarnaast is DBO ook een adviseur op het gebied van bestuurlijke strategie, bestuurlijke processen en informatievoorziening tussen het Stadhuis en SO en binnen SO. DBO functioneert binnen SO als een echte stafafdeling; in alles verbonden met de directie, het cluster en het bestuur. Naast de directiesecretarissen en directieadviseurs, maken de directiesecretaresses van de directeuren deel uit van DBO. Ook heeft de afdeling een team met een regisserende rol op het gebied van organisatiekwaliteit en organisatie-brede onderwerpen, zoals dienstverlening, privacy, integriteit, digitalisering en demand management van concern brede ondersteuning. De sfeer binnen het team en de afdeling is informeel, gezellig, hardwerkend en resultaat- en oplossingsgericht.

Onze organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.

Het cluster Stadsontwikkeling van de gemeente bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft - samen met private en publieke partners - vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

Om te beginnen moet je het leuk vinden om dingen te regelen, en dat op een secure en betrouwbare wijze. Daarentegen ben je ook in staat snel te kunnen schakelen en je flexibel op te stellen wanneer een week net weer (of heel erg) anders loopt dan dat je van tevoren bedacht had. Ideaal voor iemand die zowel gedijt in zelfstandig én samenwerken en zichzelf constant weet bij te sturen op basis van nieuwe informatie zonder het overzicht te verliezen. Je organiseert verbinding en zorgt dat zaken niet blijven liggen. Tegelijkertijd ben je rolbewust, en weet je collega’s te activeren en motiveren om zo veel mogelijk zaken op te pakken. Je houdt van netwerken binnen een grote organisatie en je hebt oog voor onderlinge verhoudingen en goede werkrelaties binnen een politiek, bestuurlijke organisatie als de gemeente Rotterdam.

• Je hebt minimaal een hbo-opleiding afgerond.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan in een secretarisrol bij een gemeente, in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als secretaris, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt ervaring met of kennis van het gemeentelijke (bestuurlijke) stukken proces.

Wensen
• Je hebt minimaal 6 maanden ervaring opgedaan bij een gemeente met meer dan 250.000 inwoners, op gedaan in de afgelopen 24 maanden.
• Je hebt ervaring met / syteemkennis van een een applicatie voor documentenbeheer, bijvoorbeeld DIVA Documenten Management Systeem.

• Thuiswerkbeleid: Wilhelminakade 179, Rotterdam.
• Vergaderen en digitaal ontmoeten: Via MS Teams.
• Fysieke aanwezigheid: Voornamelijk op Wilhelminakade 179.
• Startdatum: Naar verwachting begin oktober 2024
• Uren per week: 32-36
• Duur opdracht: 6 maanden
• Verlengingsopties: : 2 x 6 maanden