Jij bent van het in goede banen leiden en tegelijkertijd op inhoud toegevoegde waarde leveren. Het is voor jou een uitdaging om organisatorisch alles tip top geregeld te hebben. Mede dankzij jouw inzet richten we de hele financiële en inkoopketen nog efficiënter in!

Jouw functie
Momenteel zijn we bezig met het in kaart brengen van waar taken op meerdere plekken worden uitgevoerd en/of overlap hebben. Dit willen we terugbrengen naar één plek.Als Rotterdam zijn we hard aan het werk om de hele financiële en inkoopketen (nog) efficienter in te richten. Dit doen we bijvoorbeeld door te kijken waar taken op meerdere plekken worden uitgevoerd en/of overlap hebben, terug te brengen naar één plek. Daarnaast onderzoeken we of bepaalde rapportages geautomatiseerd kunnen worden en kijken we of we kunnen stoppen met bepaalde taken.
Het concernteam Financiën en Inkoop & Aanbestedingszaken is het overleg waar de mogelijke denkrichtingen worden geagendeerd hoe we de keten kunnen optimaliseren.
Verschillende voorbereidingsgroepjes werken deze denkrichtingen uit.

Elke voorbereidingsgroep werkt één of meerdere denkrichtingen uit om de keten te optimaliseren. De voorbereidingsgroepjes doen het veldwerk om daarna te komen tot een notitie waarmee het concernteam het gesprek kan voeren en soms eventueel een besluit kan nemen. De voorbereidingsgroepjes worden bemenst door collega’s waarvan hun reguliere werkzaamheden bestaan uit financiële- of inkoop taken of collega’s die affiniteit hebben met financien en inkoop. Echter, deze collega´s zijn deelnemer van de voorbereidingsgroep, naast hun reguliere werkzaamheden. Daarom zijn we op zoek naar jou; een secretaris die deze voorbereidingsgroepen faciliteert en tegelijkertijd toegevoegde waarde levert op inhoud!

Jij houd je voltijd bezig met de ondersteuning van het Concernteam FIA en van de voorbereidingsgroepjes. Elke voorbereidingsgroep is anders en daarmee zijn de collega’s waarmee je samenwerkt afwisselend maar verschillen je werkzaamheden ook per dag, je taken bestaan o.a. uit:

• Het opstellen van agenda’s;
• Het inplannen en organiseren van bijeenkomsten;
• Besluiten en acties vastleggen;
• Het bewaken van de afhandeling en voortgang van gemaakte afspraken;
• Allert zijn op verbanden tussen de verschillende voorbereidingsgroepjes;
• Het (mede) opstellen van notities voor het concernteam.

De afdeling
Je komt te werken in de afdeling Ondersteuning & Ontwikkeling (O&O). Onze afdeling ondersteunt de directie in verbetertrajecten. We trekken de kar om de prestaties van onze directie en de Financiële – en Inkoop & Aanbestedingsketen te verhogen! Onze afdeling bestaat uit ongeveer 10 collega’s. Binnen onze afdeling staan collega’s voor elkaar klaar om elkaar wegwijs te maken binnen de directie. Er heerst een open sfeer en humor vinden we (bijna) net zo belangrijk als resultaten behalen. Er wordt bij onze afdeling hard gewerkt, maar af en toe is er ook tijd om stoom af kunnen blazen.

Onze organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.

Jouw werkgebied is het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO). De BCO noemen we ook wel de spil van de gemeentelijke organisatie. De medewerkers van dit cluster zorgen ervoor dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen. De BCO verzorgt ook de bedrijfsvoering voor alle clusters. De afdelingen inkoop, communicatie, ICT, facilitaire zaken, juridische zaken, HR, onderzoek en financiën zorgen ervoor dat de clusters zich volledig kunnen richten op hun eigen taken. Bij de gemeente Rotterdam staat centraal dat je je als medewerker kunt ontwikkelen. Dat stimuleren we ook. Want hoe beter jij je werk kunt doen, hoe beter het resultaat voor onze stad.

Jij bent een resultaatgerichte collega welke een groot verantwoordelijkheidsgevoel heeft wanneer het aankomt op het nakomen van gemaakte afspraken. Je bent communicatief vaardig in zowel woord als geschrift en kan op een leuke en vlotte manier samenwerken. Dit doe je door hard te werken, maar ook door veel te lachen. Het ontzorgen van (de werkgroepen van) het concernteam financiën en Inkoop & Aanbestedingszaken geeft jou veel energie en plezier. Je neemt initiatief, denkt meer in mogelijkheden en oplossingen dan in problemen. Je kunt snel schakelen en handelen als dat onder tijdsdruk nodig is. Je kunt zelfstandig en gestructureerd werken en krijgt energie van samenwerking waarbij je oog hebt voor relaties en je omgeving.

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleidng;
• Je hebt minimaal een jaar ervaring als projectsecretaris bij een gemeente.
• Je hebt werkervaring met minimaal 3 taken zoals benoemd onder het kopje ‘jouw functie’.

Wensen
• Je hebt ervaring bij een gemeente met minimaal 300.000 inwoners;
• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding in de ricchting van communicatie;
• Je hebt ervaring in de rol van Managementassistent.

• Werklocatie: Wilhelminakade 179
• Thuiswerkbeleid: Voornamelijk thuiswerken, vergaderen en digitaal ontmoeten via MS Teams. Het is gewenst dat de directiesecretaris ongeveer de helft van de uren op kantoor werkt.
• Startdatum: 12 april 2025
• Uren per week: 24
• Duur opdracht: 6 maanden
• Verlengingsopties: 4 x 3 maanden
• Data voor verificatiegesprek: Week 8 op locatie of via MS Teams
• ZZP: Niet toegestaan, ook geen doorleenconstructies.