Als secretaresse van de raad van bestuur (RvB) creëer je, samen met collega’s, een efficiënt en gastvrij secretariaat. Hierin ben jij verantwoordelijk voor de secretariële en organisatorische ondersteuning van de raad van bestuur, waarbij je primair een lid van de raad van bestuur zult ondersteunen. Je werkt in teamverband met twee collega-secretaresses. Je bent een teamspeler, maar kunt ook goed zelfstandig werken; beiden gaan je goed af en vind je leuk. Je bent de rechterhand, sparringpartner, gastvrouw/man en jij bent van alles op de hoogte. De rol die jij met jouw talenten op gaat pakken en de manier waarop je deze gaat invullen, is jouw eigen verantwoordelijkheid. Leuk toch?
Jouw werkzaamheden zullen onder andere bestaan uit het beheren van de agenda, het grondig filteren van alle binnenkomende zaken en sorteren op basis van prioriteit alvorens deze door te spelen, en het bewaken van acties en follow-up. Ook organiseer je complexe overleggen en bijeenkomsten in volle agenda’s, zorg je voor een adequate opvolging, verzorg je diverse stukken voor vergaderingen en formuleer je tijdig de deelnemers. Daarnaast organiseer je geschikte ruimtes en faciliteiten, filter je met gezag interne en externe contacten, maak je tekstvoorstellen met oog voor detail en van hoge kwaliteit en notuleer je complexe vergaderingen. Verder werk je besluiten en acties uit en signaleer je tactvol, gevraagd en ongevraagd, waar werkprocessen verbeterd kunnen worden.
Wij willen dat de zorg vlot verloopt en goed op elkaar aansluit. Dat maakt dat wij onze werkzaamheden organiseren rondom het gemak van onze patiënten heen. Dat is onze belangrijkste taak.

• Een afgeronde opleiding tot secretaresse of management assistent.
• Een hbo werk- en denkniveau en minimaal 3 jaar relevante werkervaring bij voorkeur opgedaan binnen een complexe (zorg) organisatie.
• Expertise in MS Office.
• Het vermogen om gestructureerd te werken, zaken goed te regelen en overzicht te houden wanneer de dag anders loopt dan verwacht.
• Passie voor het werk, doorzettingsvermogen en het vermogen om snel te kunnen schakelen in hectische situaties.
• Een proactieve houding, een positieve instelling en een oplossingsgericht vermogen.
• Het vermogen om met pittige gesprekpartners op een respectvolle en sensitieve manier om te gaan.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een prettige manier van communiceren.

Startdatum: 01-10-2024
Einddatum: 01-01-2025
Optie tot verlengen: Nee
Aantal uur per week: 32 uur