Ben jij accuraat, organisatiesensitief, weet jij van aanpakken en kan jij goed prioriteiten stellen? Dan zoeken wij jou!

Als secretaresse van het programmabureau Rivierduinen Verleggen heb je een breed scala aan werkzaamheden, waarmee je een belangrijke bijdrage levert aan het operationeel functioneren van het programmabureau. In het programmabureau komen veel mensen en informatiestromen samen. De planning wordt bewaakt en inhoudelijke leerlijn van Rivierduinen Verleggen wordt hier gemaakt. Aan jou de taak de activiteiten te stroomlijnen en oog te houden voor zaken die andere mogelijk over het hoofd zien.

• Complex agendabeheer; je beheert en bewaakt de agenda van de programmaleden, plant en coördineert verzoeken zowel intern als extern met weging van belang en urgentie;
• Mailboxbeheer; je monitort de mailbox van het programmabureau op agendaverzoeken en coördineert de informatiestroom;
• Het plannen en bewaken van de Planning & Control en de datastroom (in MS Teams);
• Het voorbereiden van overleggen, verslaglegging, actie- en besluitenlijst maken en bewaken van de voortgang;
• Organiseren, voorbereiden van interne en externe bijeenkomsten;
• Het assisteren en ondersteunen bij projectactiviteiten;
• Bij het prioriteren leg je verbindingen tussen onderwerpen, relaties en processen. Je kunt goed vooruit kijken, je kunt eenvoudig verbanden leggen en bent organisatiesensitief.

Je gaat werken voor het programmabureau van Rivierduinen Verleggen. Rivierduinen Verleggen is ons strategisch programma waarmee we beogen de komende jaren te werken aan een GGZ-organisatie die er is voor de mensen met complexe en ernstige psychiatrische aandoeningen.
Samen met de andere leden van het programmabureau (adviseurs/projectleiders/ ondersteuners) vorm je een team. Je standplaats is Leiden, maar er vinden ook incidenteel bijeenkomsten plaats elders in de regio.

Voor de functie van secretaresse bij dit programmabureau heb je uitstekende communicatie vaardigheden nodig. Je kan goed schakelen op verschillende niveaus en pro-activiteit wordt zeer gewaardeerd. Je bent een collegiale teamspeler, je hebt oog voor lief en leed, en functioneert goed onder hoge druk. Je bent bij voorkeur beschikbaar op maandag en woensdag, eventueel dinsdag of donderdag.

• De kandidaat gaat akkoord met detachering
• HBO werk- en denkniveau evenals ruime ervaring in organisatorische ondersteuning;
• Een afgeronde secretaresseopleiding;
• 2 tot 5 jaar werkervaring in een soort gelijke functie;
• Beheersing van Outlook, Word, Excel, Teams en iBabs;

Wensen:

• Is de kandidaat in het bezit van een AGB code
• Kandidaat is NIET in het bezit van een AGB code. > Is de AGB code aangevraagd?

• Je bent in staat zelf initiatief te nemen en werkt zelfstandig.

Startdatum: 16-09-2024
Einddatum: 16-03-2025
Optie tot verlengen: Nee
Aantal uur per week: 12 uur