Beschrijving taken afdeling

Het in algemene zin ondersteunen van het management en de medewerkers van de Materiele Instandhoudingsgroep

Functie omschrijving en taken

De Medewerker Bedrijfs- en Projectondersteuning is belast met de ondersteuning van het management, door:
- het ondersteunen van de medewerkers van het betreffende organisatieonderdeel, door het verrichten van werkzaamheden op het gebied van logistieke, administratief-secretariële werkzaamheden.
- het treffen van alle nodige voorbereidingen van vergaderingen die worden voorgezeten door één van de betreffende Managementeden of Projectleiders;
- het bijhouden en bewaken van de agenda's van de betreffende MT-leden en/of Projectleiders en het zo nodig tijdig attenderen op afspraken;
- het beschouwen van de inkomende poststukken en ze (in voorkomend geval) voorzien van een leesadvies;
- het bewaken van de afdoening van uitgaande post;
- het op aanwijzing samenstellen van uitgaande correspondentie;
- het zo nodig laten vertalen van concepten van in- en uitgaande correspondentie in het Frans, Duits of Engels door een vertaalbureau;
- het administratief en facilitair voorbereiden en afhandelen van (binnen- en buitenlandse) dienstreizen en daarmee samenhangende activiteiten zoals aanvragen dienstvervoer, hotelreserveringen, vliegtickets, huurauto's, Navo-reiswijzer, request for visit, dienstreisaanvraag documenten;
- het afhandelen van uitgaande telefoongesprekken;
- het aanvragen van facilitaire benodigdheden, zoals meubilair en kantoorbenodigdheden etc.
- Het assisteren van de beveiligingsfunctionaris bij o.a. aanvraag veiligheidsonderzoeken, aanvragen Defensiepassen en verlenen van autorisaties;
- Beheren van de Sharepoint omgeving en het assisteren van de Lokale Informatie Manager met het aanvragen beheren van de ICT-middelen.
- Het assisteren/coördineren en het actueel houden van de Arbeidskwalificatie Lijsten (AKL)

Medewerker Bedrijfs- en Projectondersteuning verricht ondersteunende werkzaamheden voor het Projectteam door:
- het notuleren van de vergadering, het samenstellen en op aanwijzing corrigeren van het vergaderverslag, het hieruit voorvloeiende opstellen en bijwerken van de actiepuntenlijst en het verzenden hiervan;
- Ontvangen, registreren en archiveren van meerwerk van zowel interne ketenpartners als externe firma’s.
- het bespreken van de vergaderruimte met de benodigde faciliteiten;
- het ontvangen en begeleiden van bezoekers;
- het beheren, registreren en controleren van de diverse documenten en registers;
- het zorgdragen van registratie en beheer van de actuele TOS;
- het aanmelden en verzorgen van accommodatie t.b.v. het externe project;

Contacten:
- Met derden over logistieke, secretariële en administratieve afhandeling van zaken om informatie uit te wisselen over de inhoud en de voortgang in de uitvoering daarvan;
- Met bezoekers om hen aan te melden te ontvangen en/of te begeleiden.

Functionaris is verantwoording verschuldigd aan het Hoofd Bedrijfsondersteuning voor wat betreft de juistheid en volledigheid van de geleverde ondersteuning en het samenstellen van de standaard managementinformatie.
Kader waarbinnen wordt gewerkt: interne administratieve regels en voorschriften, werkafspraken en administratieve procedures zijn van belang bij het uitvoeren van de werkzaamheden.
Functionaris neemt beslissingen over de aanpak van de werkzaamheden, bij het beoordelen van belang en urgentie van post en telefoongesprekken, bij het vastleggen van afspraken in de agenda, bij het plannen, voorbereiden en/of notuleren van vergaderingen, over de informatie die verstrekt wordt en over het samenstellen van de standaard managementinformatie.

Beschrijving afdeling

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Maritieme instandhoudingsgroep FF&OPV (MI-FF&OPV) maakt deel uit van de Directie Materiële Instandhouding (DMI) van CZSK en valt onder de Afdeling Maritieme Instandhouding (AMI). Met als hoofd vestigingsplaats Den Helder. MI-FF&OPV is verantwoordelijk voor de Materiële Gereedheid en heeft daartoe de regie over de instandhouding van LC-fregatten, (NL en BE) M-fregatten en OPV’s. De instandhouding wordt uitgevoerd samen met onze interne ketenpartners en externe partijen.

De doelstelling van de instandhoudingsgroep FF&OPV is het met de beschikbare middelen en tegen minimale kosten: Verwezenlijken en bestendigen van de geëiste materiële gereedheid van de wapensystemen op grond van de AGCDS, Effectueren van overige opgedragen instandhoudingsactiviteiten op grond van de AGCDS, Verbeteren van de leverbetrouwbaarheid door o.a. het aangaan van civiele samenwerkingsverbanden, Borgen van strategische kennis en kunde waardoor we als MI-groep de regie over de instandhouding van de wapensystemen kunnen blijven voeren en het Optimaliseren van de technische bedrijfsvoering aan boord van FF en OPV’s.

Omvang
Circa 250 medewerkers (zowel militairen en burgers)

• De kandidaat beschikt minimaal over een diploma op MBO-3 niveau met als richting/specialisatie Administratieve vaardigheden.
• De kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het werken in Sharepoint.
• De kandidaat heeft aantoonbarre ervaring met efficient notuleren tijdens vergaderingen/bijeenkomsten.
• De kandidaat heeft de afgelopen 2 jaar aantoonbare ervaring in het werken met Word en Excel.
• De kandidaat beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift goed
• De kandidaat beschikt bij aanvang van de werkzaamheden over een VCA-Basis certificaat.
• Het minimaal beschikbare aantal uren per week is van belang voor de efficiënte inzet.

Wensen

• Voor het uitvoeren van de functie is kennis en ervaring van projectmatig werken benodigd. Wij wensen dat de kandidaat de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar kennis en ervaring heeft opgedaan in het uitvoeren van ondersteunende taken binnen een projectmatige omgeving.
• De kandidaat is aantoonbaar een Expert qua kennis en ervaring in het MS Office pakket.
• Voor het uitvoeren van de functie is kennis en ervaring van projectmatig werken benodigd. Wij wensen dat de kandidaat over aantoonbare ervaring beschikt m.b.t. het opstellen van documentatie t.b.v. een project.
• De aangeboden kandidaat is per week tenminste 4 werkdagen en in totaal 32 werkuren beschikbaar met uitzondering van vakantieverlof, feestdagen en dergelijke.

De kandidaat voldoet aan de onderstaande competenties en niveaus zoals vastgelegd in het Defensiecompetentiewoordenboek.

Kandidaat voldoet tenminste aan:
- Nauwkeurig niveau 1
- Klantgericht niveau 2
- Integer niveau 1
- Samenwerken niveau 2
- Leervermogen niveau 1

• Functienaam: Medewerker Bedrijfs- en Projectondersteuning
• Functiecategorie: Projectmanagement (ondersteuning)
• Zie voor meer informatie over het BARD/IBBAD: https://ambtenarensalaris.nl/defensie/
• Specifieke toelages: nee
• Afdeling:MI: IG FF: Ondersteuning
• Standplaats: Den Helder
• Gewenste startdatum: 01-07-2025
• Initiële einddatum: 30-06-2026
• Optie tot verlenging: ja, 3 x 1 jaar tot uiterllijk 30-06-2029
• Gewenste aantal uren per week: 24 – 40
• Mogelijkheid tot thuiswerken: ja, maximaal 1 dag na een inwerkperiode en in overleg.
• Begindatum selectiegesprekken (streven) 10 apr. 2025 (do.), 8:00
• Einddatum selectiegesprekken (streven) 17 apr. 2025 (do.), 16:00