We hebben te maken met verschillende informatiesystemen. Gemeente brede financiële (management)rapportagesystemen als AFS (in transformatie naar AFIS) en AMI, het Onderwijsloket voor onderwijshuisvesting en DSD (in transformatie naar AMVI) voor de eigen MV-object en project informatie.

DSD wat al langere periode niet meer wordt ondersteund wordt eindelijk omgezet naar een nieuw informatiesysteem AMVI (Q2 2024) en AFS wordt AFIS (Q4 2024), wat het momentum biedt om gehele informatiehuishouding onder de loep te nemen. AMVI is onze informatiehuishouding van projecten en objecten. AFS is financieel systeem gemeentebreed.

De verschillende systemen zijn niet allemaal goed aan elkaar gekoppeld waardoor het één keer invoeren principe niet mogelijk is.

Een deel van de collega’s werk nog in eigen separatie Excel overzichten wat kwetsbaar is en rapporteren op totaal ingewikkeld en arbeidsintensief maakt.

De systemen worden niet door iedereen als gebruiksvriendelijk ervaren en het is niet voor iedereen duidelijk wat wordt verwacht en worden hier onvoldoende op aangestuurd.

Informatie over uitvoeringsprojecten ligt veelal bij projectleiders buiten MV (PMB/ Vastgoed/ Extern).

De informatie vanuit de verschillende systemen moet worden gedeeld met de andere directies, omdat het voor deze directies ook dient als bron van basisinformatie.

Maar we beginnen niet vanaf nul.

Er is een kernteam MV op orde met een vertegenwoordiging vanuit de verschillende afdelingen.

Via de BAR rapportage wordt het management 4 x per jaar geïnformeerd over de financiële voortgang op de exploitatie en investeringen. Bar = budget adviesrapportage

4x keer per jaar (waarvan 2x bestuurlijk) worden voortgangsrapportages opgeleverd op de lopende projecten Jeugd Zorg en Basisvoorzieningen en de specials MV.(specials zijn grote projecten)

In voorbereiding op de komst van AMVI is de gewenste object en projectinformatie inzichtelijk gemaakt.

Fase 1: Informatielandschap: Breng het informatielandschap in kaart met de verschillende informatiesystemen, koppelingen tussen systemen, informatiebronnen, periodieke rapportages en producten en bijbehorende proces- en werkafspraken. Hierin worden in ieder geval de volgende zaken vastgelegd:

Welke informatie in welk systeem wordt bijgehouden en hoe de systemen zijn gekoppeld

Wie verantwoordelijk is voor het bijhouden van welke informatie en op welk moment

Welke rapportages en producten worden periodiek gegenereerd, door wie en voor wie

Wie heeft welke verantwoordelijkheid (taken en rollen) binnen MV en in afstemming met IV

Fase 2: PVA implementatie: na vaststellen van het informatielandschap door de directie MV werk je het implementatieproces uit. Werk dit uit met de betrokken collega’s en stakeholders zodat er een gedragen werkwijze ligt, dit is een belangrijke randvoorwaarde voor succes in de implementatie.

Fase 3: Begeleiding invoering: na vaststellen van het procesvoorstel start je als begeleider van de implementatie van bovenstaande afspraken. Opdracht is niet alleen het opleveren van afspraken maar ook begeleiding van de eerste fase van implementatie en borging in de lijn.

De opdracht gaat over de informatiehuishouding gericht op de financiën, project en object informatie zoals beheerd in de verschillende systemen. De opdracht is niet gericht op digitaal werken of afspraken t.a.v. het opslaan van werkdocumenten of mappenstructuren.

De opdracht is niet gericht op het ontwikkelen van nieuwe systemen maar het optimaal inrichten en werken met de bestaande (in ontwikkeling zijnde) informatiesystemen.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s)

Amsterdam bouwt aan een complete, leefbare en ongedeelde stad. Prettig wonen gaat hand in hand met leren, bewegen en recreëren. De directie Maatschappelijke Voorzieningen (MV) brengt de veranderende stad en de beleidsambities samen in een richtinggevende koers, draagt deze koers uit en zorgt voor heldere kaders, werkwijzen en richtlijnen. Zo zorgt zij samen met haar partners in het sociale en fysieke domein voor het inzichtelijk maken van de opgave, om op de juiste plekken in de stad voorzieningen te realiseren en te exploiteren.

Bij MV werken ruim 60 collega’s, verdeeld over drie teams: Stad & Gebied, Accommodaties en Opdrachten & Realisatie. Als Projectleider Informatielandschap maak je deel uit van het kleine maar ambitieuze Team Opdrachten & Realisatie met collega’s uit verschillende disciplines. Binnen het team wordt onder meer gewerkt aan het voorbereiden van voorzieningen op het gebied van Jeugd, Zorg, Basisvoorzieningen, Onderwijs en Sport. Denk aan buurtkamers, jongerencentra, noodopvang etc. Het managementteam bestaat uit vier managers en de strategisch adviseur. We werken vanuit het Stadhuis aan Amstel 1.

• De aangeboden kandidaat beschikt over een Een hbo/wo werk- en denkniveau.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar relevante werkervaring als projectleider/procesmanager, bij voorkeur gericht op het ontwerp en implementatie van informatiehuishouding binnen de (semi)-publieke sector (gemeente).
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met informatiesystemen en informatiehuishouding.

Wensen

• De aangeboden kandidaat heeft ervaring gericht op het ontwerp en implementatie van informatiehuishouding binnen de (semi)-publieke sector (gemeente).
• De aangeboden kandidaat is communicatief vaardig en kan verbinden in de aanpak en werkt integraal.
• De aangeboden kandidaat kan snel schakelen op diverse niveaus,

• Startdatum: 1--1-2025
• Einddatum: 1-7-2025
• Werklocatie: Amstel, 1, 1011PN, AMSTERDAM
• Aantal uren per week: 20 -24
• Optioneel tot verlenging: Ja, de Gemeente heeft de mogelijkheid de Overeenkomst meerdere keren te verlengen tegen dezelfde voorwaarden en condities, met dien verstande dat de totale maximale duur van de Overeenkomst de 24 maanden niet mag overschrijden.