De opdracht bestaat uit 2 onderdelen, namelijk:

1. Projectleiding vernieuwing van het ICT-landschap rondom het personeelssysteem
2. Projectleiding verbetering van de informatiehuishouding bij de gemeente

1. Projectleiding vernieuwing van het ICT-landschap rondom het personeelssysteem

Het personeelssysteem is een uitermate belangrijk bronsysteem, omdat;

• het de belangrijke HR-processen met workflows moet ondersteunen en zoveel als mogelijk geautomatiseerd moet laten verlopen;

• het data en personeelsgegevens bevat, waarvan de privacy moet worden gewaarborgd;

• het een plek moet zijn waar medewerkers de voor hen relevante HR-informatie rechtstreeks moeten kunnen benaderen;

• de data uit het systeem moeten kunnen worden benut voor trendanalyse en beleidsontwikkeling;
• met de data uit het systeem stuurinformatie moet worden gegenereerd voor management en directie.

Om bovenstaande te bewerkstelligen is het noodzakelijk om het huidige personeelssysteem verder door te ontwikkelen. In de huidige situatie worden workflows veelal niet ondersteund, wordt veel werk handmatig verricht en is data niet eenvoudig uit het systeem te ontsluiten. Kortom, het kan en moet efficiënter, meer privacy proof en met een hogere kwaliteit. Om dat wel te bewerkstelligen is het nodig om te bezien of en hoe de toepassingen/modules van het huidige personeelssysteem daarvoor beter kunnen worden benut en zullen ook noodzakelijke investeringen in nieuwe modules moeten worden gedaan.

Dit jaar (2024) loopt het contract af met onze huidige dienstverlener. Tegen de achtergrond van de bovenstaande geschetste behoefte/noodzaak aan doorontwikkeling, vraagt dit om een moment van bezinning. Welke wensen en eisen stellen wij aan het personeelssysteem, kan dit vormkrijgen via ons bestaande systeem of is er een aanleiding of noodzaak om tot aanbesteding over te gaan.

Het verkrijgen van antwoorden op deze vragen, inclusief het uitlijnen en vormgeven/afronden van het vervolg, vormt de kern van deze opdracht.

Parallel aan deze opdracht lopen een aantal andere gerelateerde ontwikkelingen. Het is van belang om tot goede afstemming te komen, dan wel delen van deze ontwikkelingen onder te brengen binnen deze opdracht;

• Aanschaf en implementatie applicant tracking system (ondersteuning werving- en selectieproces) (Q3 en Q4 2024)

• Aanschaf en implementatie Hello-ID tool (doorontwikkeling in-, door- en uitstroomproces) (Q3 en Q4 2024)

• Migratie van huidige systeem naar Motion 2.0 (Q1 2025)
• Architectuur rondom de bedrijfsvoering applicaties (Q1 2025)

Resultaat

• Advies en besluitvorming over programma van eisen (PvE) toekomstbestendig personeelssysteem

• Advies en besluitvorming over wat de betekenis van dit PvE is voor huidige personeelssysteem en/of aanschaf van een eventueel nieuw personeelssysteem (inclusief de zo nodig te doorlopen aanbestedingsroute)
• Advies (plan van aanpak / implementatieplan) en besluitvorming over hetzij doorontwikkeling personeelssysteem (indien huidige personeelssysteem), hetzij implementatie personeelssysteem (indien nieuw aangeschafte personeelssysteem)

2. Projectleiding verbetering van de informatiehuishouding bij de gemeente

In december 2023 is de Bewaarstrategie van gemeente Houten vastgesteld. De bewaarstrategie draagt bij aan het verbeteren van de informatiehuishouding, één van de pijlers uit het Strategisch Informatieplan. De bewaarstrategie stelt kaders gericht op opslag en archivering vast waar de informatie die gemeente Houten verwerkt aan moet voldoen. Het beschrijft onder andere welke soorten informatie op welke plekken moeten worden opgeslagen.

Eén van de uitgangspunten is dat er digitaal gewerkt wordt en dat voor het bewaren van informatie de daarvoor aangewezen opslaglocaties worden gebruikt. Naast opslag in het zaaksysteem of afdelingsspecifieke applicaties, kan dat ook in Teams of OneDrive zijn. Op dit moment wordt ook nog veel informatie opgeslagen op persoonlijke of netwerkschijven.

Het project kent 3 algemene doelstellingen:

1. Afspraken over de nieuwe inrichting zijn vastgelegd en technisch is dit mogelijk gemaakt.
2. Medewerkers begrijpen wat er van ze verwacht wordt en hebben ook voldoende handvatten aangereikt gekregen om volgens de nieuwe situatie te kunnen werken.
3. Alle, te bewaren, informatie is gemigreerd naar de nieuwe situatie.

Dit project raakt de hele organisatie. Elke medewerker en afdeling zal de eigen informatie moeten inventariseren. Daarvan moet worden bepaald of de informatie al op de juiste plek staat, vernietigd kan worden of moet worden gemigreerd.

Resultaat

• Gedegen projectopzet waarbij veel aandacht is voor het meenemen van de organisatie in deze veranderingen
• Doelstellingen 1 en 2 zijn gerealiseerd
• Er is een start gemaakt met doelstelling 3

De projectleider zal bij aanvang van de opdracht zich vooral richten op opdracht 1 en gaandeweg in toenemende mate aandacht gaan besteden aan opdracht 2. Projectleiding voor opdracht 2 zal veel langer in beslag nemen dan 6 maanden. Het is nog niet bekend of de huidige opdracht wordt verlengd dan wel dat dit intern verder wordt vormgegeven.

De projectleider heeft een duidelijke regiefunctie en stuurt de projecten aan. Vanuit de organisatie zal bemensing van de projecten worden geregeld voor inhoudelijke uitvoering. Tegelijkertijd zal de rol wel enige inhoudelijke affiniteit vereisen van de processen en werkwijzen bij een gemeente.

De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Dat maakt ook dat wij als organisatie goed zijn in het combineren van denken en doen. Schouders eronder en aan de slag is ons motto. In korte tijd kunnen we goede resultaten boeken. Landelijke en regionale ontwikkelingen en eigen ambities worden opgepakt door voortdurend op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen en manieren van werken. Innoveren en experimenteren helpen ons in het realiseren van onze ambities. We zoeken hiervoor actief de samenwerking met elkaar, collega’s, inwoners, ondernemers en partners. Een setting waardoor het fijn werken is in Houten. De platte structuur van de organisatie, met 12 samenwerkende teams, geeft veel ruimte voor eigen initiatief, eigenaarschap en persoonlijke ontwikkeling.

De afdeling
Het team Informatie is sinds mei 2024 een regieorganisatie en bestaat uit verschillende clusters, waaronder Advies, Regie, Geo, Functioneel Beheer, Helpdesk en Digitale Informatie Voorziening (DIV). Het team INFO ondersteunt andere teams zo goed mogelijk met informatie(technologie). Momenteel werken er ongeveer dertig medewerkers in dit team, die niet alleen voor de gemeente Houten, maar ook voor enkele andere regionale overheidsorganisaties de ICT-dienstverlening verzorgen. In totaal worden er ruim 1100 accounts ondersteund op locaties in Nieuwegein, Utrecht, Wijk bij Duurstede en Houten. Het behouden van een stabiele, beschikbare en betrouwbare ICT-architectuur en –infrastructuur is de basis. Tegelijkertijd willen we meebewegen met de veranderende eisen in de organisatie en gebruik maken van nieuwe mogelijkheden op ICT-gebied.

De collega’s zijn altijd bereid om te sparren en samen mooie resultaten te behalen.

• Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad;
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het verrichten van werkzaamheden op het gebied consultancy en/of projectleiding;
• Een afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau.

Wensen: (weging, totaal 100 punten)

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met projecten met betrekking tot systeemkeuze en -implementatie. Benoem dit duidelijk in het cv (40 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider binnen een gemeente (20 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met methode Projectmatig Creëren/ PCM (20 punten)
• Uiterlijk beschikbaar per 15 september 2024 (10 punten);

• Projectleiding;
• Verbindend / communicatief;
• Resultaatgericht;
• Flexibel;
• Zelfstandig en nauwkeurig.

Startdatum: Z.S.M.
Einddatum: 15-03-2025
Optie tot verlengen: Mogelijk, maar nog niet bekend
Aantal uur per week: 32-36 uur
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr In overleg
Is hybride werken mogelijk: ja, gedeeltelijk

De gesprekken zijn gepland op donderdag 29 augustus 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 28 augustus 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.