Werken als Programmasecretaris bij de gemeente Haarlemmermeer betekent:

• Meedenken en ondersteunen in bestuurlijke processen en bijdragen aan projecten met lokale impact.
• Werken aan de ontwikkelopgave Schaalsprong Wonen.
• Een dynamische werkomgeving met veel ruimte voor zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheden.
• Partijen verbinden en alles samenbrengen rondom ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming van toonaangevende projecten.
• Versnellen van processen en bijdragen aan gebiedsontwikkelingsprojecten met lokale impact.
• Werken binnen projectteams met grote ambities op actuele thema’s.

De gemeente Haarlemmermeer richt zich op de ontwikkeling en realisatie van woningen en arbeidsplaatsen als prioriteit in het ruimtelijke domein. Daarom zoeken we een (senior) Programmasecretaris die zich wil vastbijten in projecten zoals Schaalsprong Wonen.

Meer informatie over Schaalsprong Wonen is te vinden via Google met de zoekterm: Schaalsprong Wonen Haarlemmermeer.

Jouw rol als Programmasecretaris

We zijn op zoek naar een Programmasecretaris voor projecten en het programma Schaalsprong Wonen. Je ontzorgt de senior Programmamanager bij het totale proces van ambtelijke en bestuurlijke afstemming en prioritering. Alle notities, (voortgangs-)rapportages en besluitvormingsnota’s gaan via de programmasecretaris naar de betrokkenen, zoals de ambtelijk- en bestuurlijk opdrachtgever, het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad. Je bent een uitstekend schrijver, en je bewaakt en coördineert de procedure van het besluitvormingsproces. Daarnaast ben je de sparringpartner van de senior Programmamanager en denkt bijvoorbeeld mee over het lobbytraject naar de regio en het Rijk, de financiële opgave en de in- en externe communicatie. Het verbinden met zowel interne als externe partijen is je tweede natuur. Je hebt een feilloos gevoel voor ambtelijke en bestuurlijke verhoudingen en legt makkelijk contacten. Ook is het mogelijk dat je betrokken wordt bij de besluitvorming ten aanzien van diverse deelprojecten binnen het programma.

Je signaleert knelpunten en coördineert de oplossing ervan. Je stuurt actief op de organisatie van bestaande en nieuwe overleggen. Je belegt deze, bereidt ze voor, stelt acties op en bewaakt de voortgang hiervan. Je schrijft of redigeert de voorstellen en annotaties die namens de senior Programmamanager worden verzonden. Je bent aanspreekpunt voor de secretariële ondersteuning met betrekking tot het programma. Je vervult een verbindende rol voor het programma of project binnen én buiten de gemeente en staat veel in contact met alle betrokkenen. Kortom, je bent een zeer proactieve spin in het web, kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden en bent opgewassen tegen de hectiek die deze taken met zich meebrengen.

De focus van je werkzaamheden ligt op:
• Het actualiseren van de huidige Investeringsstrategie. Hierbij ligt de nadruk op faseren en temporiseren;
• Het opstellen van een communicatieplan: ter bevordering van de communicatie over het programma binnen de gemeente en extern naar bewoners toe (zoals het opzetten van een informatiecentrum);
• Het opstellen van een positioneringsdocument: om te borgen dat de gemeente richting (uitvoerings-) partners eenzelfde verhaal vertelt en zichzelf op de kaart zet;
• Het uitwerken van een lobbystrategie, waarbij kansen inzichtelijk worden gemaakt en er adequaat kan worden gereageerd op o.a. subsidiemogelijkheden;
• Het uitwerken van de administratieve organisatie van het programma (interne bedrijfsvorming), waaronder de koppeling met de Planning & Control (P&C)-cyclus en het voldoende betrekken van de gemeenteraad;
• Nagaan in hoeverre interne procedures efficiënter kunnen worden ingericht om woningbouw te kunnen versnellen.

Waar ga je werken

Je komt te werken bij cluster Projecten, er zijn circa 60 collega’s werkzaam. Cluster Projecten zorgt ervoor dat de gemeente Haarlemmermeer opgaven in het fysiek domein op een professionele project- en programmamatige wijze aanpakt. In de dagelijkse praktijk werk je vooral met collega’s van de projecten en het programma Schaalsprong Wonen, die bij verschillende clusters binnen de gemeente werken. Het is een enthousiast en hecht team waar je deel van uit gaat maken.

Dit zoeken we in jou

Je bent een stevige sparringpartner voor onze programma- en projectmanagers en bijt je graag vast in een stevige uitdaging. Gebiedsontwikkeling heeft je interesse. Daarnaast bent je je bewust van de politiek gevoelige omgeving waarin wij werken, hebt hier affiniteit mee en weet hierop te anticiperen. Je hebt ervaring met en kennis van bestuurlijke verhoudingen, weet mensen bij elkaar te brengen en schakelt makkelijk op uiteenlopende niveaus.

Je bent in staat mee te denken en krijgt energie van samenwerken. Je bent sterk in het plannen, voorbereiden en uitvoeren van een project en kan hierin goed met deadlines omgaan. Daarnaast ben je resultaatgericht, doortastend, pro-actief en flexibel. Tenslotte houd je van complexiteit en ben je een kei in het op hoog niveau meedenken en ondersteunen.

Verder heb je:

· Een WO opleiding afgerond, bij voorkeur in de richting van Bestuurskunde of Communicatie;

· Minimaal 2 jaar ervaring als Programmasecretaris in het openbaar bestuur;

· Ruime ervaring in het schrijven van bestuurlijke stukken;

· Kennis van en ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen;

· Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;

· Het vermogen om complexe onderwerpen te structuren, te analyseren en beheersbaar te maken.

• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, een WO opleiding afgerond, bij voorkeur in de richting van Bestuurskunde of Communicatie.
• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, minimaal 2 jaar werkervaring opgedaan als programmasecretaris bij een overheidsinstelling.
• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.

Wensen

• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, een opleiding gevolgd op het gebied van advisering.
• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, werkervaring opgedaan met het schrijven van woonvisies en woonbeleid.
• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, werkervaring opgedaan met het schrijven van investeringsstrategieën.

Bij deze opdracht wordt om een motivatiebrief gevraagd. Deze weegt mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze motivatiebrief wordt beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

- Waarom wil je werken bij de gemeente Haarlemmermeer?

- Waarom spreekt de functie je aan?

- Waarom denk je geschikt te zijn voor deze functie?

- Heldere schrijfstijl;

- Mate van overtuigingskracht.

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

- Mate van enthousiasme;
- Mate van kennis en ervaring woonbeleid en gebiedsontwikkelingen;
- Mate van aansluiting/match met het team;
- Mate van doorzettings- en incasseringsvermogen;
- Mate van kennis en ervaring besluitvormingsstukken;
- Mate van ervaring met advisering aan en omgang met het college van B&W en de gemeenteraad;
- Werken in teamverband en met externe partijen;
- Houding en gedrag;
- Flexibiliteit.

• Van 1-5-2025 t/m 1-5-2026
• Optie verlenging: 4 x 12 maanden
• Standplaats: Hoofddorp

De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 9 op dinsdag 25 februari en woensdag 26 februari 2025 (voorkeur). Aan kandidaten wordt vriendelijk verzocht bij inschrijving deze data vrij te houden. De exacte tijdstippen worden na de selectie doorgegeven.

Toelichting op rooster: De kandidaat voldoet aan de gevraagde inzet van 16 uur per week. De gemeente staat hybride werken voor.