Werken als Programmasecretaris bij de gemeente Haarlemmermeer betekent:

• Cruciale schakel in de besluitvormingsprocessen voor gebiedsontwikkelingen.
• Werken als rechterhand van de programmamanager aan gebiedsontwikkelingen en woningbouwopgaven.
• Dynamische werkomgeving met veel ruimte voor zelfstandigheid en verantwoordelijkheid, en werken met gedreven collega’s die aan een specifiek doel werken.

Binnen de Gemeente Haarlemmermeer is de ontwikkeling van woningen en arbeidsplaatsen een prioriteit. We zijn op zoek naar een (senior) programmasecretaris voor het programma Spoorzone, een gebiedsontwikkeling voor 10.000 woningen en 11.000 werkplekken. Als je houdt van complexiteit en sterk bent in het bedenken van oplossingen, ben je wellicht de persoon die we zoeken.

Jouw rol als programmasecretaris:

• Sparringpartner van de (senior) programmamanager en ontzorgen van de programmamanager bij ambtelijke en bestuurlijke afstemming.
• Coördineren van notities, rapportages en besluitvormingsnota’s voor betrokkenen, zoals de ambtelijk- en bestuurlijk opdrachtgever, het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad.
• Uitstekende schrijver, bewaken en coördineren van de procedure van het besluitvormingsproces.
• Verbindende rol naar directie- en bestuursadviseurs, zowel intern als extern.
• Signaleren van knelpunten en actief sturen op oplossingen.
• Organiseren van overleggen, voorbereidende acties uitvoeren en voortgang bewaken.
• Proactieve spin in het web, onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken en bestand tegen hectiek.

Waar ga je werken:
Je komt te werken bij cluster Projecten, met circa 80 collega’s. Cluster Projecten zorgt voor de professionele aanpak van de fysieke opgaven van de gemeente Haarlemmermeer. Je werkt met collega’s van verschillende programma’s in de gemeente. Het is een enthousiast en hecht team waar je deel van uit gaat maken.

Als deze rol je aanspreekt, reageer dan snel!

Dit zoeken we in jou

Je bent een stevige sparringpartner voor onze programma- en projectmanagers. Je bent je bewust van de politiek gevoelige omgeving waarin wij werken, hebt hier affiniteit mee en weet hierop te anticiperen. Je hebt ervaring met en kennis van bestuurlijke verhoudingen, weet mensen bij elkaar te brengen en schakelt makkelijk op uiteenlopende niveaus. Je bent op je sterkst als je orde in de chaos kunt brengen en kunt als geen ander met deadlines omgaan. Daarnaast ben je resultaatgericht, doortastend en beschik je over een flinke dosis relativeringsvermogen. Je bent communicatief sterk en een team-player.

Verder heb je:

·         WO werk- en denkniveau;

·         Ervaring als (programma)secretaris;

·         Ruime ervaring in het schrijven van bestuurlijke stukken;

·         Kennis van en ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen;

·         Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;

·         Het vermogen om complexe onderwerpen te structuren, te analyseren en beheersbaar te maken.

• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, WO werk- en denkniveau, opgedaan door opleiding en/of werkervaring.
• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, minimaal 5 jaar werkervaring opgedaan als Programmasecretaris bij een overheidsinstelling.
• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.

Wensen

• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, ruime werkervaring opgedaan als Programmasecretaris bij een overheidsinstelling.
• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, werkervaring met het schrijven van besluitvormingsstukken. Benoem de besluitvormingsstukken en geef in het CV een beknopte omschrijving van de werkzaamheden die hiervoor zijn verricht.

Bij deze opdracht wordt om een motivatiebrief gevraagd. Deze weegt mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze motivatiebrief wordt beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

- Waarom wil je werken bij de gemeente Haarlemmermeer?
- Waarom spreekt de functie je aan?
- Waarom denk je geschikt te zijn voor deze functie?

Wij beoordelen naast de beantwoording van bovenstaande vragen op:
- Heldere schrijfstijl;
- Mate van overtuigingskracht.

Interview

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

- Mate van enthousiasme;
- Mate van kennis en ervaring gebiedsontwikkelingen; 
- Mate van aansluiting/match met het team;
- Mate van doorzettings- en incasseringsvermogen;
- Mate van kennis en ervaring besluitvormingsstukken;
- Mate van ervaring met advisering aan en omgang met het college van B&W en de gemeenteraad;
- Werken in teamverband en met externe partijen;
- Houding en gedrag;
- Flexibiliteit.

• Van 1-5-2025 t/m 1-5-2026
• Optie verlenging: 4 x 12 maanden
• Standplaats: Hoofddorp
• De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 13, op donderdag 27 maart. Aan kandidaten wordt vriendelijk verzocht bij inschrijving deze datum vrij te houden. De exacte tijdstippen worden na de selectie doorgegeven.
• Toelichting op rooster: Voldoet aan de gevraagde inzet van 32 tot 36 uur per week. Is flexibel ten aanzien van werktijden (eventueel uren buiten kantoortijden).