Als programma-ondersteuner maak je deel uit van het strategisch huisvestingsteam en voer je zowel ondersteunende secretariële, administratieve als organisatorische werkzaamheden uit. De werkzaamheden omvatten:

Secretariële taken:

• Archiveren

• Voorbereiden van vergaderingen

• Verzorgen van schriftelijke correspondentie

• Bewaken van de voortgang van informatiestromen

• Onderhouden van administratieve procedures

• Relaties te woord staan, informatie verstrekken en doorverwijzen

Facilitaire taken:

• Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen

• Verantwoordelijk voor benodigdheden bij vergaderingen en evenementen

Dagelijkse werkzaamheden:

• Agendabeheer en plannen van afspraken

• Ruimtes reserveren

• Bezoekers/leveranciers aanmelden en begeleiden

• Zorg dragen voor een actuele en correcte administratie

• Beheren van het Teams kanaal / SharePoint archief van het SHT

• Verzorgen van communicatie-uitingen (flyers/posters/intranetmeldingen)

• Afstemmen met bewoners/floormanagers over werkzaamheden

• Ondersteunen van programma/projectmanagers

• Projectondersteuning SHT

• Uitvoeren van Inventarisatiewerkzaamheden

• Bijdragen aan programma-invulling

• Meldingenbeheer in Topdesk voor de locatie Spaklerweg

• Meldingenbeheer Intranet rondom werkzaamheden/storingen

• Assisteren bij kleine interne projecten

Werkplek:

• Kantoor/Thuis werken: 75% / 25% (dinsdag en donderdag op kantoor aanwezig)

• Locaties: Hoofdkantoor en Spaklerweg

Als nieuwe collega kom je terecht in programma team strategische huisvesting. Vanuit dit team worden diverse huisvestingsprojecten integraal aangestuurd. Dit betreffen projecten met raakvlakken op zowel B- en E-/W- als op werkplekconcept en inrichting.

• Opleiding: Minimaal afgeronde relevante opleiding op mbo4-niveau.
• Ervaring: Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in vergelijkbare functies in de afgelopen 5 jaar.
• Projectmatig werken: Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met projectmatig werken in de afgelopen 5 jaar.
• Technische kennis: Kennis van Microsoft Office, Excel, SharePoint, Outlook, MS Teams.
• Taalvaardigheid: Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.

Gunningcriteria (Wensen):

• Opleiding: Managementondersteuning en/of Programma- of Projectmanagement afgerond (40 punten).
• Ervaring: Ervaring met/in gebouwbeheer, huisvesting en facility management (45 punten).
• Rijbewijs: In bezit van rijbewijs B (5 punten).
• Werken bij (semi) overheid: Ervaring met werken bij een (semi) overheid (10 punten).

• Veresiten competenties:
• Verbinden: Medewerkers motiveren, verbinden en de samenwerking stimuleren zowel binnen als buiten het team bemaling.
• Duidelijk communiceren: Goed je eigen mening kunnen onderbouwen met heldere argumenten.
• Leiderschap: Doelmatig, resultaatgericht, overtuigend en klantgericht werken.
• Innovatief: Innovatief zijn, ideeën verbeteren en probleemoplossend werken.
• Planmatig: Organisatievermogen, zorgvuldig, planmatig en resultaatgericht kunnen werken.
• Stressbestendig: In staat om onder tijdsdruk te kunnen werken en goed schakelen.
• Analytisch: In staat om hoofd- en bijzaken te scheiden.

• Aantal uren per week: 32 uur
• Startdatum: Zo spoedig mogelijk na gunning
• Einddatum: 12 maanden na start
• Mogelijkheid tot verlenging bij detachering: Ja
• Er is bij detachering een maximale inhuurperiode van 48 maanden
• Plaats tewerkstelling: Hoofdkantoor en Spaklerweg 45
• Data matchgesprek: 29 april 2025 – 08.30u. - 10.30u. en van 12.30u. - 14.30u.
• Gesprekken vinden plaats op locatie hoofdkantoor, gelieve hier rekening mee te houden.