Als programma-ondersteuner maak je deel uit van het strategisch huisvestingsteam. Je voert zowel ondersteunende secretariële, administratieve en/of organisatorische werkzaamheden uit.

Taken:

• Secretariële taken:
  • Archiveren
  • Voorbereiding van vergaderingen
  • Verzorging van schriftelijke correspondentie
  • Bewaken van de voortgang van informatiestromen
  • Onderhouden van administratieve procedures
  • Relaties te woord staan, informatie verstrekken en doorverwijzen
• Facilitaire taken:
  • Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen

Dagelijkse werkzaamheden:

• Agendabeheer/plannen van afspraken
• Ruimtes reserveren
• Bezoekers/leveranciers aanmelden en begeleiden
• Zorg dragen voor een actuele en correcte administratie
• Beheren van het Teams-kanaal/SharePoint-archief van het SHT
• Verzorgen van communicatie-uitingen (flyers/posters/intranetmeldingen)
• Afstemmen met bewoners/floormanagers over werkzaamheden
• Ondersteunen van programma/projectmanagers
• Projectondersteuning SHT
• Uitvoeren van inventarisatiewerkzaamheden
• Bijdragen aan programma-invulling
• Meldingenbeheer in Topdesk voor de locatie Spaklerweg

Werkverhouding:

• Kantoor/Thuis werken: 75%/25%
• Dinsdag en donderdag op kantoor aanwezig zijn
• Locaties: Hoofdkantoor en Spaklerweg

Als nieuwe collega kom je terecht in programma team strategische huisvesting. Vanuit dit team worden diverse huisvestingsprojecten integraal aangestuurd. Dit betreffen projecten met raakvlakken op zowel B- en E-/W- als op werkplekconcept en inrichting.

• Opleiding: Minimaal afgeronde relevante opleiding op MBO-niveau.
• Ervaring: Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in vergelijkbare functies in de afgelopen 5 jaar.
• Projectmatig werken: Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met projectmatig werken in de afgelopen 5 jaar.
• Kennis: Kennis van Microsoft Office, Excel, SharePoint, Outlook, en MS Teams.
• Taalbeheersing: Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Wensen

• Opleiding management ondersteuning en/of Programma of Projectmanagement afgerond (40 punten)
• Ervaring met/in gebouwbeheer en huisvesting (40 punten)
• In bezit rijbewijs B (10 punten)
• Ervaring met werken bij een (semi) overheid (10 punten)

• Verbinden: Medewerkers motiveren en samenwerking stimuleren.
• Duidelijk communiceren: Argumenten helder onderbouwen.
• Leiderschap: Doelmatig en resultaatgericht werken, overtuigen.
• Innovatief: Ideeën verbeteren en probleemoplossend werken.
• Planmatig: Zorgvuldig en resultaatgericht werken.
• Stressbestendig: Werken onder tijdsdruk en goed schakelen.
• Analytisch: Hoofd- en bijzaken scheiden.

• Aantal uren per week: 36 uur
• Startdatum: Z.s.m. na gunning
• Einddatum: 12 maanden
• Mogelijkheid tot verlenging bij detachering: Ja
• Plaats tewerkstelling: Hoofdkantoor en Spaklerweg
• Data matchgesprek: 6 november 2024 – tussen 10:00 uur en 12:00 uur en tussen 13:00 uur en 15:00 uur (gesprekken vinden plaats op locatie, gelieve hier rekening mee te houden)