De Inhuurdesk van de politie is op zoek naar een Planner voor het Cluster Externe Planning, waar je verantwoordelijk bent voor het inplannen van trainingsacteurs die ingezet worden binnen het politieonderwijs.

De Inhuurdesk verzorgt de inzet van een breed scala aan gespecialiseerd, extern personeel van A tot Z en is gepositioneerd binnen het organisatieonderdeel HRM / in-, door- en uitstroom (IDU) / Recruitment. Het team van de Inhuurdesk bestaat uit een Teamchef en twee coördinatoren en is onderverdeeld in vier clusters:

• Detacheren: 1 kwartiermaker, 3 Specialisten, 1 Administratief ondersteuner;
• DAS: 5 Recruiters, 5 Backoffice medewerkers;
• Uitzenden: 1 Recruiter, 2 Backoffice medewerkers;

Contractbeheer: 3 medewerkers, 2 Backoffice medewerkers.

De Politie verzorgt de planning/inzet van diensten van de externe Trainingsacteurs en Selectiepsychologen. Deze dienstverlening is relatief nieuw en processen en systemen zijn vaak nog niet goed op elkaar afgestemd. We zijn dan ook op zoek naar iemand die hier tegen kan en waar mogelijk kijkt naar verbetering op zowel procesniveau als in de relatie.

Je bent een meester in plannen, organiseren en prioriteiten stellen, zodat je zelfs onder druk effectief en van hoge kwaliteit blijft presenteren. Je hebt kwaliteit en accuratesse hoog in het vaandel staan en bent constant op zoek naar verbeteringen. Hoewel je een brede blik hebt, verlies je het detail niet uit het oog. Je werkt zorgvuldig, nauwkeurig en speelt adequaat in op veranderende en snel wisselende omstandigheden. Samenwerken is voor jou belangrijk, vanzelfsprekend en je bent actief in informatie-uitwisseling. Je kan goed tegen een veranderende omgeving en het politieke speelveld waar de politie als overheidsorganisatie mee te maken heeft.

Verder beschik je over een representatieve en professionele uitstraling en ben je zowel mondeling als schriftelijk communicatief sterk. Je kijkt niet alleen naar je eigen mening en ideeën, maar staat ook open voor andere meningen en ideeën en weet dit op professionele manier te ventileren en vertalen richting de werkprocessen.

Doelstelling
Het verzorgen van de planning/inzet van diensten van de externe Trainingsacteurs en Selectiepsychologen

• Zelfstandig zorgdragen voor specifieke en complexe planningen voor zowel korte- als lange termijn, waarbij de gebruikte systemen zo zijn uitdagingen kent. Dit betreft zowel de invoer- als de daadwerkelijke invulling van planningen en opdrachten;
• Inzetbevestigingen verzorgen richting de Trainingsacteurs;
• Signaleren van mogelijke verbeterpunten t.b.v. de planwerkzaamheden en doorontwikkeling binnen het eigen cluster;
• Deelnemen aan overleggen t.b.v. externe inzet en doorontwikkeling van de doelgroepen;
• Zorgdragen voor diverse rapportages;
• Adviseren en beantwoorden van vragen via de telefoon en e-mail, met name van de Trainingsacteurs, Selectiepsychologen en Onderwijsplanners.

• De kandidaat gaat akkoord met detachering
• Een voorwaarde voor definitieve gunning is dat de Externe het positieve screeningsadvies of de Verklaring van Geen Bezwaar overlegt na afronding van screening. De screening neemt maximaal 16 weken tijd in beslag. U dient hier rekening mee te houden.
• De kandidaat is in het bezit van een volwaardig, afgerond en erkend diploma op minimaal MBO niveau 4
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als Planner.
• Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren en verbeteren van administratieve processen, bij voorkeur binnen grote (1000+) organisaties en/of overheidsorganisaties.
• Voor deze functie is beschikbaarheid vanaf 08:00 uur noodzakelijk voor tenminste 3 dagen per week i.v.m. telefoondienst. Dit is een harde eis.

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met de Aanbestedingswet en/of raamovereenkomsten.
• Aantoonbare werkervaring met Outlook, Excel, en bij voorkeur andere (plan)systemen.
• Aantoonbare werkervaring met het maken van diverse rapportages.
• De kandidaat is in het bezit van een volwaardig, afgerond en erkend diploma op minimaal MBO niveau 4 aangevuld met relevante cursussen - trainingen.

Flexibel gedrag:
Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden:

• Past zijn benadering of handelen soepel aan als de situatie dat vraagt.
• Verandert van aanpak als de oorspronkelijke niet effectief of haalbaar blijkt.
• Kan geijkte patronen en werkwijzen loslaten.
• Hervindt na een verstoring snel zijn normale ritme en routine.
• Past zich goed aan in een nieuwe omgeving.

Klantgerichtheid:
Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in:

• Onderzoekt samen met de klant zijn werkelijke vraag of behoefte.
• Zoekt samen met de klant naar de best passende oplossing voor de klantvraag.
• Is duidelijk naar de klant over de (grenzen van de) mogelijkheden.
• Komt proactief met voorstellen die inspelen op andermans belangen.

Kwaliteitsgerichtheid:
Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren:

• Toetst en evalueert regelmatig de kwaliteit van het werk.
• Onderneemt actie om herhaling van fouten te voorkomen.

Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid:
Presenteert feiten, meningen en ideeën op een heldere wijze. Maakt hierbij gebruik van relevante communicatiemiddelen:

• Brengt voor een groep de eigen gedachten vlot en duidelijk onder woorden.
• Houdt een helder verhaal met een duidelijke structuur.
• Ondersteunt het betoog met voorbeelden, humor of via communicatiemiddelen.
• Stemt de manier van presenteren af op de doelgroep.

Organisatievermogen:
Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij:

• Werkt planmatig en gestructureerd.
• Regelt bij acties of projecten de benodigde mensen, middelen en randvoorwaarden.
• Zorgt voor een werkbare verdeling tussen lopende zaken, projecten en bijzondere activiteiten, stelt prioriteiten.
• Behoudt het overzicht binnen een groter geheel van diverse werkzaamheden of projecten.
• Controleert de voortgang van het werk en stuurt waar nodig bij.

Samenwerken:
Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat:

• Zoekt samenwerking en overleg.
• Geeft het gezamenlijke resultaat voorrang boven het persoonlijke belang.
• Deelt uit eigen beweging informatie met anderen.
• Staat open voor ideeën en inbreng van anderen.
• Draagt positief bij aan de sfeer en onderlinge verhoudingen.
• Is collegiaal; ondersteunt collega’s waar mogelijk en nodig.
• Benut specialistische mogelijkheden binnen de organisatie; werkt samen met anderen om zaken en problemen op te lossen.

Startdatum: 01-09-2024
Einddatum: 31-08-2025
Optie tot verlengen: Ja
Aantal uur per week: 36 uur, te verdelen over 4 of 5 dagen.
Thuiswerken kan, maar alleen in overleg. Voor deze functie is beschikbaarheid vanaf 08:00 uur noodzakelijk voor tenminste 3 dagen per week i.v.m. telefoondienst. Dit is een harde eis. De overige werkdagen kunnen later worden gestart, wanneer gewenst.
Donderdag is fysieke aanwezigheid op kantoor noodzakelijk.