OR Secretaris

Als OR-secretaris ben je verantwoordelijk voor het bieden van optimale secretariële ondersteuning aan de Ondernemingsraad (OR) van het Juridisch Loket. Je zorgt ervoor dat de OR-leden zich kunnen concentreren op hun belangrijke taken door efficiëntie en structuur te brengen in de medezeggenschapsprocessen.

Plaats in de organisatie

• Valt hiërarchisch onder HR Manager
• Functionele aansturing door voorzitter van de ondernemingsraad

Secretariële ondersteuning

• • Verantwoordelijk voor correcte en tijdige documentatie en verslaglegging van ondernemingsraads- en commissievergaderingen, hiertoe:
  • Op aanwijzing en met eigen input opstellen van concept-agenda en zorgen voor verzending van de vergaderstukken;
  • Notuleren van de vergaderingen en in concept uitwerken van de notulen;
  • Bijhouden van actie- en besluitenlijsten;

• Vastleggen van de vergaderplanning.
  • Verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie, waaronder:
  • Uitwerken van brieven, verslagen en andere in concept aangeleverde stukken;
  • Correspondentie met de achterban
  • Beheren en actualiseren van de intranetpagina van de OR, verzorgen van andere publicaties (bijv. OR Update / nieuwsbrief)

Verrichten van diverse overige secretariële taken, waaronder:

• Beheren/toegankelijk houden van het archief van de ondernemingsraad en zijn commissies en op verzoek verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie;
• Verzorgen uitvoering en verspreiding van het jaarverslag
• Bijdragen aan de opstelling van de begroting van de OR en bewaken van het OR-budget

Organisatorische facilitering

• Eerste contactpersoon van de OR voor de achterban, de bestuurssecretaris en het directiesecretariaat.
• Structuur aanbrengen in de medezeggenschapsprocessen
  • Bewaken van gemaakte afspraken, en actie- besluitenlijsten.
  • Bewaken van doorlooptijden.
  • opstellen van advies- en instemmingsreacties in concept
  • Regisseren van vergaderingen en bijeenkomsten: van faciliteiten en uitnodigingen tot de informatiestroom.
  • Plannen en organiseren van de scholing voor de OR-leden.

• Voorbereiding en coördinatie van (tussentijdse) OR-verkiezingen;
• Nieuwe OR-leden wegwijs maken in de werkwijze van de OR

Beleidsmatig

• Signaleren en melden van afwijkingen op de naleving van wetten, procedures en afspraken betreffende de medezeggenschap, met name de Wet op de Ondernemingsraden, de Arbo-wet of andere relevante wetgeving.
• Bijhouden van actuele ontwikkelingen op dit terrein en dit onder aandacht brengen van de OR.

• MBO/HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 2 jaar werkervaring als secretaris van een OR
• Kennis van de WOR
• Vaardig met Microsoft Office, waaronder in ieder geval Outlook en Word
• Kennis van digitale samenwerking, in ieder geval met Microsoft Teams

Startdatum: 01-07-2024
Einddatum: 31-12-2024
Optie tot verlengen: Ja
Aantal uur per week: 16 uur