Je komt te werken bij de afdeling Vergunning Toezicht en Handhaving (VTH). De afdeling zorgt ervoor dat zoveel mogelijk Utrechters en bezoekers de regels naleven. Dat doen we voor een leefbare en veilige stad. Ons werk in de openbare ruimte en in de 'bebouwde omgeving' (bij bedrijven en particulieren) is heel breed. Denk aan toezicht en handhaving op alcohol, drugs en prostitutie, huisjesmelkers, milieu-inspectie, evenementenvergunningen, de voorbereidingen voor de Omgevingswet en handhavingsacties in de wijken. Op deze manier dragen wij ons steentje bij aan een stad die gezond en aantrekkelijk is.

VTH kent drie afdelingen met een eigen secretariaat, die 3 secretariaten vormen samen het Officemanagement van VTH.

Je taken zijn:
Het Officemanagement VTH is op zoek naar een collegiale duizendpoot, een collega waar we op kunnen bouwen, die graag naar kantoor komt voor haar werk.
Ben jij de nieuwe collega die zich niet laat afschrikken door onderstaande werkzaamheden én werkzaamheden welke niet worden genoemd maar waar toch ad hoc om kan worden verzocht?

Concreet houdt dit in dat jij o.a.:
• Je de secretariaatsmailbox beheert en verzoeken zelfstandig afhandelt. Je samen met collega’s zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox, zodat het werk gemakkelijk overgenomen kan worden;
• Je afdelings- en/of management-overleggen notuleert en afspraken bewaakt;
• Je ook de administratieve zaken, zoals o.a. het aanmaken van een bestelling en een zaaknummer aanmaken in het zaaksysteem (post), oppakt.
• Proactief de agenda en soms ook de mailbox van de teamleiders beheert;
• Je proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleert en zorgt voor opvolging;
• Je bijeenkomsten organiseert en vergaderzalen reserveert;
• Je ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in iBabs komen te staan en dat de Outlookagenda en iBabs perfect op elkaar aansluiten;
• Je HRM-ondersteunende taken oppakt voor de afdeling. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;

Jij bent:
Jij bent de gastvrouw/-heer van de afdeling. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig. Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig. Je herkent jezelf in onderstaand profiel:
• Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op MBO plus. Of heb je ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;
• Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten (Office 365) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
• Je hebt ervaring met het werken in teamverband;
• Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je kunt op zakelijke maar dienstverlenende wijze met collega’s en klanten communiceren;
• Je hebt goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden op zowel management- als uitvoerend niveau.

Pro activiteit, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn belangrijke competenties in deze functie.
Eigen initiatief en een actieve, op samenwerking gerichte opstelling worden gewaardeerd.
Je kunt snel schakelen en denkt mee.

• Je beschikt over minimaal MBO 4 werk- en denkniveau:

Wensen

• Heb je een secretariële opleiding gedaan?
• Aantal jaren werkervaring in een soortgelijke functie:
• Heb je ervaring met MS-Officepakketten, met name met Outlook en Teams?
• Beschrijf kort en bondig jouw werkervaring met complex agendabeheer.
• Beschrijf jouw dagelijkse werkzaamheden bij jouw huidige/vorige werkgever in een soortgelijke functie.

• Periode: Van 9-9-2024 voor 6 maanden met mogelijke opties tot verlenging
• Belasting: 36 uur per week gemiddeld

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland op donderdag 8 augustus. De manager zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.