Managementondersteuner directeur-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk

Wil je werken voor de top in Den Haag? Dat kan als managementondersteuner van directeurgeneraal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk. Je ontzorgt de directeur-generaal in haar vele verantwoordelijkheden. Vanuit Den Haag beheer je onder anderen haar uitdagende agenda. Jouw werk is van groot belang en onmisbaar voor het Rijksvastgoedbedrijf en de shared serviceorganisaties.

Als managementondersteuner ben je een kei in complex agendabeheer. Je zorgt ervoor dat het secretariaat op rolletjes loopt. Je houdt agenda's bij, organiseert besprekingen en bereidt deze tot in de puntjes voor.
Verder bestaan jouw werkzaamheden uit het:
• Toezien dat de directeur-generaal haar vergaderstukken op tijd krijgt;
• Bewaken van de juiste afhandeling van voorgenomen acties;
• Samenvatten van informatie en hier een overzicht van maken;
• Ondersteunen bij vergaderingen zoals het directieteamoverleg en bijeenkomsten (je zorgt voor een zaal, catering en andere benodigdheden).

Je gaat aan de slag in een bruisende omgeving. Je werkdagen kunnen soms best druk zijn, maar dit is iets waar jij tegen kunt en wat je prettig vindt. Gelukkig doe je je werk ook niet alleen, je kunt altijd op je collega’s rekenen, en zij op jou. Denk aan adviseurs van de directeur-generaal, met wie je in het team van Bureau DG zit. Maar ook directeuren, de secretaris-generaal en minister en hun secretariaten.

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten. Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

Zie www.rijksvastgoedbedrijf.nl/over-ons voor meer informatie over het Rijksvastgoedbedrijf.

Bureau van de directeur-generaal Rijksvastgoedbedrijf
Het Bureau van de directeur-generaal Rijksvastgoedbedrijf is het stafbureau van en voor de directeur-generaal. Maar we werken evengoed in verschillende rollen voor de gehele organisatie: onder meer als aanjager, meedenker, coördinator, vraagbaak en procesbegeleider. Met ons werk zorgen we ervoor dat de politieke en ambtelijke leiding in staat is om te sturen op de gewenste resultaten. We bieden brede ondersteuning aan de directeur-generaal en de directies van het Rijksvastgoedbedrijf:
• Portefeuillestrategie en Portefeuillemanagement;
• Financiën en Bestuursadvisering;
• Transacties en Projecten;
• Vastgoedbeheer;
• Gebieds- en Vastgoedontwikkeling.

Het team
Je komt terecht in een klein en hecht team dat bestaat uit een bureauhoofd, adviseurs, secretaresses en een Wet open overheid-juristen. Samenwerking en collegialiteit staan in ons team centraal: we verdelen het werk, overleggen regelmatig en springen voor elkaar in als dat nodig is. Eens per week hebben we werkoverleg met het hele bureau. Maar ook tussendoor kunnen we altijd bij elkaar terecht voor vragen en advies.

• De kandidaat gaat akkoord met detachering
• De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over MBO4 werk- en denkniveau, aangetoond door een MBO4 diploma in de richting van managementassistent of minimaal 10 jaar ervaring als managementassistent.
• De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over minimaal 7 jaar werkervaring, op het gebied van organisatorische en/of management/project ondersteuning. Hierbij is minimaal sprake van ervaring met MS Windows, Outlook en Word.
• De aangeboden kandidaat verklaart dat hij/zij beschikbaar is conform het opdrachtprofiel (uren en opdrachtperiode inclusief eventuele verlengingen).
• De aangeboden kandidaat dient te beschikken over voor de uitvoering van de opdracht geschikte elektronische hulpmiddelen. De elektronische hulpmiddelen worden niet door het Rijksvastgoedbedrijf ter beschikking gesteld. Onder elektronische hulpmiddelen vallen mobiele telefoon, computer, laptop en/of tablet.
• In verband met de werkzaamheden is het een eis dat een positieve referentie omtrent integriteit verifieerbaar is. Daarnaast dient de kandidaat een Verklaring Omtrent Gedrag te kunnen overleggen binnen 4-6 weken na start van de opdracht.

Wensen:

• De mate van organisatorische en/of management/project ondersteunende werkervaring Aspecten:
  • Ervaring met agendabeheer
  • Ervaring met het schakelen tussen de verschillende bestuurslagen binnen en buiten de organisatie;
  • Ervaring met ondersteunen bij vergaderingen;
  • Ervaring met het samenvatten en overzichtelijk maken van informatie.
• De mate van ervaring als managementassistent binnen een (rijks) overheidsorganisatie Aspecten:
  • Ervaring met het omgaan met vertrouwelijke informatie;
  • Ervaring met politiek/bestuurlijke aspecten;
  • Ervaring met Filenet/DigiJust en Digidoc;
  • Ervaring als managementassistent op Directieniveau.

Het is belangrijk dat je zelfstandig, nauwkeurig en proactief kunt werken. Ook ben je collegiaal en discreet. Je bent bewust van de politieke en maatschappelijke afbreukrisico's in het werk. Je hebt geen 9-tot-5-mentaliteit en doet graag een stapje extra. Je bent integer en laat dat zien in de omgang met collega's en met vertrouwelijke informatie. Je kunt goed onder druk werken en laat je niet gek maken door de waan van de dag en hebt een flexibele werkhouding. Ook ben je in staat om snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen. Je hebt humor, bent een teamplayer en draagt bij aan een plezierige sfeer in het team. Ook ben je leergierig en reflecteer je op je eigen manier van werken. Je bent klantvriendelijk en hanteert een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding.

Verder heb je:
• talent voor plannen en organiseren;
• een helikopterview waarmee je gemakkelijk overzicht houdt en op het totale proces kunt sturen.