We zoeken een organisator en verbinder met verandertalent die ons faciliteert en ondersteunt bij de inrichting en implementatie van team projectcontrol en -administratie.

Context
Fontys is een van de grootste hogescholen van Nederland, met vestigingen in verschillende steden zoals Eindhoven, Tilburg en Venlo. Met bijna 40.000 studenten en ruim 5.300 medewerkers biedt Fontys een breed scala aan bachelor-, master- en associate degree-opleidingen. Daarnaast verzorgt de hogeschool diverse cursussen en trainingen voor werkende professionals, vooral in Zuid-Nederland. Naast onderwijs richt Fontys zich ook op onderzoek, kennisinnovatie en contractactiviteiten.

Het projectportfolio van Fontys omvat strategische projecten en programma’s, onderzoeksprojecten, zakelijke dienstverleningsprojecten, huisvestingsprojecten en andere projectmatige activiteiten die financiële stuur- en verantwoordingsinformatie vereisen. Tot nu toe werden de kerntaken op het gebied van projectcontrol en -administratie decentraal uitgevoerd binnen verschillende instituten en diensten. Medewerkers van planning en control zijn hier sinds de implementatie van de projectadministratie Project Life Cycle in Unit4 ERP per 1 januari 2022 mee belast, evenals specifieke medewerkers die hiervoor zijn aangenomen. Er zijn verschillen in focus, waarbij sommigen zich puur op projectadministratie richten en anderen in beperkte mate projectcontrolling uitvoeren.

Door de toegenomen complexiteit van projecten en de noodzaak om de kwaliteit van de financiële projectsturing en -beheersing te verbeteren, is het risicoprofiel binnen Fontys veranderd. De versnipperde aansturing, kwetsbaarheid in de bezetting en moeizame samenwerking zetten de ondersteuning, compliance en organisatie onder druk. Dit leidt tot een toename van noodoplossingen. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, zijn twee nieuwe functieprofielen geïntroduceerd: projectcontroller en project financial controller. Alle activiteiten op het gebied van projectcontrol worden gebundeld in een centraal team binnen de ondersteunende dienst Fontys Financiën en Inkoop (Fontys F&I).

Deze centrale positionering draagt bij aan een intensieve samenwerking met stakeholders binnen de hele organisatie en zorgt voor een minder versnipperde aansturing en uitvoering. Hierdoor wordt de kwaliteit van processen verbeterd, kwetsbaarheid verminderd en een gezamenlijke doorontwikkeling van de informatievoorziening en bijbehorende tools gerealiseerd.

Het team projectcontrol en -administratie heeft als opdracht om de financiële project- en programmasturing en -beheersing versneld te ontwikkelen van volwassenheidsniveau 1 naar niveau 3. Dit zorgt ervoor dat de administratieve dienstverlening en informatievoorziening aansluiten bij de ambities, omvang, complexiteit en risico’s van het projectportfolio en de samenwerkingsverbanden. Zo kan Fontys haar doelstellingen op het gebied van onderzoek, onderwijs en innovatie waarmaken.

De focus van het team ligt op vier hoofdtaken: administratieve dienstverlening en informatievoorziening voor projecten en programma’s, advisering en begeleiding van directeuren en projectleiders op financieel gebied, het waarborgen van effectieve en goed uitgelijnde processen in de keten van projectmatig werken en de professionalisering van medewerkers en de samenwerking binnen het team.

Aandachtsgebied en interim-opdracht
Om deze transitie te begeleiden, zoeken we een enthousiaste kwartiermaker die, namens de directeur F&I en vooruitlopend op de definitieve manager, de inrichting en implementatie van het team projectcontrol en -administratie vormgeeft. Een inrichtingsplan is beschikbaar en momenteel werkt het projectteam aan een implementatieplan dat in mei gereed moet zijn. Voor deze fase zijn voorbereidende activiteiten nodig, zoals interviews binnen de organisatie.

Als kwartiermaker draag je bij aan het implementatieplan, help je de huidige situatie in kaart te brengen en werk je aan de concretisering van de gewenste inrichting. Je begeleidt de overgang naar de nieuwe werkwijze terwijl de dagelijkse werkzaamheden doorgaan en geeft uitvoering aan het implementatieplan. Ook ben je betrokken bij de plaatsing van medewerkers in het nieuwe team door deelname aan de matchingscommissie, die expertise en ervaring koppelt aan de nieuwe functieprofielen.

Na deze eerste fase blijft expertise nodig om medewerkers in het nieuwe team te begeleiden en te ondersteunen bij zowel hun nieuwe rol als de verdere verbetering van de projectsturing en -beheersing binnen Fontys. Daarom zoeken we een expert op het gebied van projectcontrol en -administratie met ruime ervaring in verandermanagement.

Verantwoordelijkheden
De kwartiermaker richt het nieuwe team in en implementeert de nieuwe werkwijze. Tijdens de transitieperiode geef je leiding aan het team en draag je dit over aan de definitieve manager. Je begeleidt en coacht medewerkers om hun vaardigheden en prestaties te verbeteren. Daarnaast implementeer je verbeterde processen en procedures voor projectcontrol en -administratie en fungeer je als aanspreekpunt voor stakeholders

Voor deze rol zoeken we iemand met expertise op het gebied van projectcontrol en -administratie en ruime ervaring in verandermanagement. Een werk- en denkniveau op masterniveau is vereist, evenals senior-ervaring met vergelijkbare projecten in een publieke organisatie, bij voorkeur in het hoger onderwijs.

De ideale kandidaat is een professional die effectief kan opereren binnen een grote publieke organisatie en beschikt over organisatiesensitiviteit, geduld en doortastendheid. Je kunt verbinding leggen tussen cijfers en waarden, mensen en systemen, innovatie en beheersing, met oog voor politieke en bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen. Je bent een stevige en integere gesprekspartner met impact, die verschillende belangen in balans houdt en in partnerschap adviserend en oplossingsgericht handelt.

Het eindresultaat van deze opdracht is een stevig gepositioneerd team projectcontrol en -administratie binnen Fontys F&I, met passende werkwijzen en een roadmap voor verdere ontwikkeling van het team en de dienstverlening. De verwachte looptijd van de opdracht is tot en met het najaar van 2025.

• De aangeboden kandidaat is vanaf 21 april 2025 minimaal drie dagen per week beschikbaar.
• De aangeboden kandidaat heeft leidinggevende ervaring.
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het leiden van een vergelijkbaar project.
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring op het gebied van projectcontrol.
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met verandermanagement.
• De aangeboden kandidaat heeft een masterdiploma (HBO/WO).

• Periode: 21 april 2025 t/m 30 november 2025 met optie tot verlenging van eenmaal drie maanden.
• Uren: 28 tot 32 uur per week.
• Locatie: Eindhoven, incidenteel thuiswerken is mogelijk in overleg.
• Deze opdracht betreft een inspanningsverplichting

De gesprekken zullen plaatsvinden op woensdag 2 april in Eindhoven.