Gemeente Haarlemmermeer is op zoek naar een kwartiermaker die tijdelijk ondersteuning kan geven aan het bestuur van één van de dorpshuizen in de gemeente. Het dorpshuis is een centrale ontmoetingsplek waar allerlei activiteiten en bijeenkomsten worden georganiseerd. Onder het beheer en de exploitatie van het dorpshuis vallen een bibliotheek en sporthal. Er zijn twaalf personeelseden in dienst, waarvan twee personen in het managementteam zitten. Er werken ongeveer vijftig vrijwilligers.

Rol kwartiermaker

De opdracht voor de kwartiermaker is om samen met het bestuur concrete stappen te ondernemen voor het verbeteren van de omstandigheden waaronder het bestuur haar functie vervult. De werkdruk is voor het bestuur erg hoog door variërende redenen. Dit maakt dat het bestuur bezig is met uitvoerende zaken in plaats van met besturen. Het werk in de uitvoering en het bestuurlijk toezicht moet beter gescheiden. Er zijn ideeën over hoe dit opgelost kan worden. De kwartiermaker is verantwoordelijk voor het concretiseren van deze oplossingen in overleg met en in samenwerking met het bestuur. Het bestuur blijft in haar rol en bepaalt de programmering en het beleid.

De opdracht aan de kwartiermaker omvat het;

• Opstellen van een onderbouwd plan om structureel een optimalisering door te voeren in de manier waarop het dorpshuis bestuurd kan worden. Onderdelen daarvan kunnen zijn:
• In kaart brengen waar mogelijkheden bestaan om uitvoerende activiteiten onder te brengen bij professionele aanbieders. Denk bijvoorbeeld aan de personeelsadministratie en de facturering. Het werven van aanbieders en voeren van gesprekken over de benodigde inzet. Het in kaart brengen van de financiële consequenties;
• Onderzoeken of het mogelijk is om de sporthal en het dorpshuis administratief te scheiden. Wat is daarvoor nodig en wat zijn de voor- en nadelen daarvan;
• In kaart brengen van de taken en verdeling van de taken van binnen het managementteam en het ondersteunen bij het opstellen van een jaarplanning;
• Vanuit een ander perspectief creatieve oplossingen vinden;
• Ondersteunen bij en optimaliseren van uitvoerende taken van het bestuur en MT;
• Werven van nieuwe bestuursleden;
• Afstemmen met de gemeente over het plan en de uitvoer, inclusief de financiële aspecten;
• Onderzoeken van alternatieve subsidiebronnen en andere mogelijke inkomsten voor het dorpshuis.

Profielomschrijving

- De kwartiermaker moet zich makkelijk inzicht eigen maken in de financiën van het dorpshuis waaronder facturatie, inkoop, jaarrekening, begroting en de personeelsadministratie.
- Verder heeft de kwartiermaker een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen, kan mensen in hun kracht zetten en beschikt over zeer goede communicatieve vaardigheden.
- Overige gevraagde kwaliteiten: Creatief, kritisch en onverschrokken.
- Ervaring met gemeentelijke besluitvormingsprocessen en subsidies is een pré.

• Hbo/wo werk-en denkniveau
• Minimaal 6 jaar ervaring in complexe werkomgeving
• Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke/maatschappelijke organisatie
• Ervaring in het werken met vrijwilligers
• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.

Wensen

• Bij deze opdracht wordt om een motivatiebrief gevraagd. Deze weegt mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze motivatiebrief wordt beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.
• Beschikbaarheid op korte termijn
• Hbo/wo- werk- en denkniveau
• Minimaal 6 jaar ervaring in een complexe werkomgeving
• Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke/maatschappelijke organisatie
• Zakelijk en financieel inzicht
• Ervaring in het werken met vrijwilligers

Interview
Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

Toetsing op basis van sollicitatiegesprek met onderdeel daarvan een casus die het bestuur vooraf aanlevert;

- Voorgelegde casus zal worden besproken, tenminste twee concrete ideeën voor een plan van aanpak;

- Klik met het bestuur;

- Laat tijdens het gesprek zien te beschikken over de gevraagde competenties, vaardigheden, kennis en ervaring.

• Van 16-3-2025 t/m 15-6-2025
• Optie verlenging: 2 x 6 maanden
• Standplaats: Hoofddorp

Interviewplanning: De sollicitatiegesprekken vinden plaats op maandag 3 maart. Aan kandidaten wordt vriendelijk verzocht bij inschrijving deze datum vrij te houden.
De exacte tijdstippen worden na de selectie doorgegeven.

Toelichting op rooster: (waarvan tenminste 16 uur op locatie in het dorpshuis)