Als Functioneel Beheerder Zaaksysteem speel je een essentiële rol in het onderhouden en verbeteren van onze applicaties. Je zorgt voor het beheer van cruciale applicaties die nu al de ruggengraat vormen van afdelingen zoals Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving, Klant Contact Centrum en Juridische Zaken, en breder ingezet zal gaan worden. Samen met een team van enthousiaste functioneel beheerders werk je aan de kern van diverse werkprocessen en kun je gemakkelijk aansluiten bij de wensen en behoeften van de organisatie. Met jouw communicatieve vaardigheden en proactieve instelling draag je direct bij aan een toekomstbestendige digitale werkomgeving en een soepele dienstverlening binnen HDSR. Je doorgrondt de vraag achter de vraag en vertaalt dit analytisch naar werkprocessen en functionaliteit, voert de wijzigingen door en controleert de oplevering met de eindgebruiker(s). Waar nodig, neem je ook deel aan projecten die raken aan zaakgericht werken, zoals bijvoorbeeld verbeteren aansluiting op Digitaal Stelsel Omgevingswet en inrichten van nieuwe processen ter ondersteuning van de Wet Open Overheid (WOO).

Je bent als Functioneel Beheerder Zaaksysteem ook verantwoordelijk voor het:

• Beheren en optimaliseren van key-applicaties zoals het Zaaksysteem en de daaraan gekoppelde systemen zoals: document sjablonen generator (Xential), anonimiseringstool, ValidSign (voor digitale ondertekening) en VIND-IM (informatiearchitectuur voor het inrichten van werkprocessen zodat ze voldoen aan wet- en regelgeving).
• Analyseren en vertalen van gebruikerswensen naar functionele specificaties.
• Inrichten en configureren van applicaties om te voldoen aan gebruikersbehoeften.
• Ondersteunen bij implementatie en gebruik van nieuwe functionaliteiten, inclusief het coördineren van acceptatietesten en geven van gebruikerstraining.
• Communiceren met gebruikers en collega's, waarbij je sensitief bent voor hun behoeften. Geduldig begeleiden van collega's en gebruikers bij veranderingen in werkprocessen en applicaties.
• Samenwerken met externe leveranciers en helder aangeven wat er moet gebeuren (zoals wijzigingsverzoeken voor gebruikerswensen die niet ondersteund worden door het systeem).

Taakstellende onderdelen van de opdracht:

Deze opdracht bestaat uit drie delen:

1. Opleiden & coachen functioneel beheerders, inwerken van collega die nu geworven wordt ter aanvulling van het team
2. Prioriteren en (met team) Zaaktypes ontwikkelen voor de ~150 processen binnen de organisatie die informatie genereren die gearchiveerd moet worden
3. Opzetten en opleiden key-users/ambassadeurs per afdeling (EdocsDM, XXLLNC, MS 365 suite)

Werk dat direct zichtbaar is. Voor jou, je 750 collega’s en verschillende samenwerkingspartners. Plus de ruim 750.000 inwoners binnen onze regio.
Samen werken we aan veilige dijken, schoon en voldoende water. Want waar ons werk ertoe doet, ben jij als talent nét zo waardevol. Bij Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR) zit jij op de juiste plek.
Bij ons waterschap omarmen we water. Niet zomaar water. We hebben het over het regenwater dat zijn weg vindt naar de bodem na een verkwikkende stortbui in jouw woonwijk. Het water waar een levendig ecosysteem heerst dat fijn is voor mens en dier. Water dat je graag in de buurt hebt, niet te veel en niet te weinig. Precies voldoende. Het is onmisbaar om onze prachtige regio leefbaar te houden, maar het brengt ook uitdagingen met zich mee. En juist nu met een veranderd klimaat, meer dan ooit, is het moment aangebroken om daar actie op te ondernemen.

In dit team kom je te werken

Als Functioneel Beheerder Zaaksysteem ben je onderdeel van het Agile team van IT-Dienst Zaakgericht Werken (ZGW). Naast applicatiebeheerders bestaat dit team uit een product owner en scrum master. Jullie werken nauw samen met elkaar aan het behalen van vooraf vastgestelde sprint doelen. Er is volop ruimte voor eigen inbreng en je kunt zelf bepalen hoe jij je werkt uitvoert.

Verder werk je samen de collega’s binnen afdeling Informatiemanagement en Automatisering zoals de adviseurs informatiehuishouding, recordmanagers, en architectuur. We zijn een netwerkorganisatie met een open communicatiecultuur en een positieve instelling. We vinden samenwerken belangrijk en zijn daarom minimaal 2 dagen op kantoor. We werken met oog voor detail en hechten waarde aan persoonlijk contact, gezelligheid, en samen activiteiten ondernemen.

We zijn een netwerkorganisatie met een open communicatiecultuur en een positieve instelling. We vinden samenwerken belangrijk en zijn daarom minimaal 2 dagen op kantoor. We werken met oog voor detail en hechten waarde aan persoonlijk contact, gezelligheid en samen activiteiten ondernemen.

Jouw succes ligt in je dienstbaarheid en klantgerichtheid, waarbij je nauw aansluit bij de wensen en behoeften van de gebruikersorganisatie. Communiceren gaat je gemakkelijk af en je bent sensitief voor de behoeften van anderen. Je neemt je collega's mee in ontwikkelingen en toont geduld in het proces van verandering. Voor jou zijn proces definitie en herontwerp, in samenspraak met operationeel verantwoordelijken, vanzelfsprekend. Voor deze rol is een zaaksysteem met zaaktypen, e-formulieren, rechtenstructuren, e.d. voor jou bekend terrein. Bij voorkeur heb je ervaring met XXLLNC Zaken (Zaaksysteem.nl) en met het functioneel beheer van applicaties als Xential document sjablonen generator, iNavigator, ValidSign. Tevens denk je mee over hoe we de organisatie steeds beter kunnen gaan bedienen met deze applicaties, door meer processen hierin onder te brengen, en hoe het team ingericht moet worden om de juiste dienstverlening te kunnen blijven bieden voor deze applicaties.

• Een Bedrijfskundige of IT-gerichte opleiding op minimaal MBO niveau
• Kennis van en ervaring met XXLLNC Zaken (Zaaksysteem.nl) (eis)
• Ruime (10+ jaar) ervaring met technische projecten in de IT.
• Ervaring met Agile (Scrum/Kanban) (eis).
• Kennis van methodologieën zoals BiSL, ASL en ITIL.
• Inzicht in relevante bedrijfsprocessen en hoe informatiesystemen deze ondersteunen.
• Kennis van Vergunningverleningsprocessen binnen waterschappen.
• Ervaring met digitalisering en kennis van archivering.
• Ervaring bij een overheidsorganisatie

Startdatum: 01-06-2025
Einddatum: 01-12-2025
Optie tot verlengen: 3 x 6 maanden

De pre intakes met OSS zullen telefonisch plaatsvinden op 15 april tot 15.00 uur.
De intakegesprekken met HDSR zullen op locatie plaatsvinden op 17 april tussen 14:30 - 16:00 uur.

Let op! Mocht het zo zijn dat er eerder een geschikte kandidaat wordt gevonden dan zal de aanvraag eerder sluiten.