Je gaat aan de slag bij het team TOS als secretaresse binnen het secretariaat van het domein Leefomgeving.

Jij zorgt ervoor dat de teamleiders en domeinmanager zich op hun primaire taak kunnen richten door hen te ondersteunen op secretarieel gebied. Je zorgt samen met jouw collega’s voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning bij de teamleiders en domeinmanager in jouw domein en kijkt wat zij nodig hebben. Uiteraard zorg je ervoor dat je juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Binnen de vastgestelde kaders heb je de vrijheid om maatwerk te leveren en bied jij wat de teamleiders en domeinmanager nodig hebben.

- Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
- Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
- Aanspreekpunt zijn voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
- Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
- Ervoor zorgen dat de domeinmanager/teamleider tijdig over de juiste (vergader) stukken en informatie beschikt;
- Het bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten;
- Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren/redigeren van ter ondertekening aangeboden correspondentie. Het archiveren van in- en externe post;
- Het organiseren van ontvangsten en incidenteel afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager/teamleider.

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse/management assistent;
• Een afgeronde opleiding op minimaal Mbo niveau;
• Aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een provinciale overheid;

Wensen: (weging, totaal 100 punten)

• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau (10 punten);
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse/management assistent (50 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als secretaresse/management assistent binnen een provinciale overheid (40 punten).

Persoonlijke eigenschappen

• Dienstverlenend;
• Resultaatgericht;
• Flexibiliteit;
• Teamspeler;
• Proactief.

Vaardigheden

• Mondelingen en schriftelijke communicatie;
• Prioriteiten kunnen stellen;
• Snel kunnen schakelen;
• Omgaan met hectische situaties;
• Bestuurlijk sensitief.

Kennis

• Kennis van MS office applicatie en iBabs

Startdatum: Z.S.M.
Einddatum: 01-06-2025
Optie tot verlengen: 2 maal 3 maand(en)
Aantal uur per week: 32-40 uur
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: ja

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland in de week van 11 november 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 8 november 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.