Je bent de rechterhand en assistent van 2 wethouders. In deze rol ben je een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve en secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is van alle in- en externe vragen. In deze uitdagende en pittige functie ontzorg je beide wethouders. Je bent een spin in het web en kan onder hoge tijdsdruk invulling geven aan je taken waarbij complex agendabeheer de kern van je werk is. Je monitort, coördineert, plant, beheert en organiseert en doet dat met veel plezier. Je kunt tegengas bieden als dat nodig is. Daarnaast ben je een belangrijke schakel met de gemeentesecretaris, concerndirecteur, managers, bestuursadviseurs, bestuurscommunicatie adviseurs en externe instanties en relaties.

Je signaleert vroegtijdig knelpunten zowel organisatorisch als agenda technisch en denkt mee in mogelijke oplossingen. Je zorgt ter voorbereiding van diverse afspraken dat de stukkenstroom en ambtelijke adviezen netjes, accuraat en tijdig beschikbaar is; Denk hierbij aan annotatie stroom, voorbereiding interne en externe vergaderingen op bestuurlijk proces en voor de regio met gebruik van het documentensysteem ibabs.

Gemeente Hilversum, mediastad in het groen, Zorgen voor nu en werken aan morgen
Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

• Uiterlijk beschikbaar per 18 november 2024 voor 32 uur per week;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare relevante werkervaring als secretaresse in een soortgelijke functie in een dynamische en complexe werkomgeving in de afgelopen 7 jaar;
• Minimaal een afgeronde mbo 3 opleiding in secretariële of administratieve richting;
• Ervaring met office 365, I babs (bestuurlijk informatiesysteem) Microsoft teams.

Wensen: (weging, totaal 100 punten)

• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer van een politieke ambtsdrager college/ bestuur binnen een overheidsorganisatie (35 punten);
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse (35 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs/management ondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie (20 punten);
• Aantoonbare ervaring met I babs. Benoem waar dit is opgedaan (10 punten).

• Politieke sensitiviteit
• Stevige persoonlijkheid
• Dienstverlenend;
• Positieve instelling en houding
• Flexibiliteit.

Startdatum: Z.S.M.
Einddatum: 18-05-2025
Optie tot verlengen: 2 maal 6 maand(en)
Aantal uur per week: 32 uur
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr of in overleg.
Voornamelijk op locatie.

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland in de week van dinsdag 29 oktober 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 28 oktober 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.