Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) werkt 24 uur per dag, 7 dagen per week aan publieke veiligheid en gezondheid. Wij zijn de Brandweer, GGD, Ambulancezorg, GHOR en Veilig Thuis in de regio Gelderland Midden en staan 24/7 klaar voor onze ruim 700.000 inwoners uit de 15 gemeenten. www.vggm.nl.

Wat ga je voor ons doen?

Als beleidsondersteuner bestuurssecretariaat heb je een belangrijke rol in het ondersteunen van onze organisatie en het faciliteren van onze bestuursprocessen. De ondersteuning en facilitering ziet o.a. toe op de planning en verslaglegging van vergaderingen, het (proactief) bewaken van de kwaliteit en tijdigheid van vergaderstukken tot aan het vinger aan de pols houden van de voortgang van verschillende dossiers.

Er wordt binnen afzienbare tijd binnen de nieuw in te richten afdeling Strategie & Control een team samengesteld dat zal bestaan uit een mix van staf ondersteuners, waar jij een belangrijke rol in en voor vervult.

De interviews voor deze opdracht zullen plaatsvinden op woensdag 7 augustus 2024. Gelieve hier rekening mee te houden.

Expliciet willen wij vermelden dat we deze opdracht ook als reguliere vacature vanuit onze organisatie is gepubliceerd. Vanwege de urgentie lopen deze procedures gelijktijdig om meer zekerheid te hebben voor het invullen van de functie. Op basis van kwaliteit en snelheid van starten van de kandidaat zal een keuze worden gemaakt. VGGM behoudt zich dus het recht voor de opdracht niet te gunnen.

Als beleidsondersteuner bestuurssecretariaat ga je de bestuurs- en directiesecretaris ondersteunen bij de planning en verslaglegging van vergaderingen van bestuur, directie en management. Jouw zorgvuldige aanpak zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun kernactiviteiten.

Je verzorgt de tijdige totstandkoming en bewaakt tevens de kwaliteit van de vergaderstukken voor het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur. Hierdoor kunnen vergaderingen efficiënt en doelgericht verlopen.

Je bewaakt de voortgang van de bestuursagenda en de jaaragenda van de directie en het concernmanagement en legt ook de besluiten die hieruit voortkomen, vast. Dit stelt hen in staat zich te concentreren op hun kerntaken, wetende dat ze niets over het hoofd zullen zien.

Verder attendeer je proactief directie- en managementteamleden op gemaakte afspraken en signaleer je de voortgang van inhoudelijke dossiers. Je maakt project-, werk- en vergaderdossiers aan en beheert deze (pro)actief.

Je bent mede verantwoordelijk voor de organisatie van evenementen/congressen en draagt zorg voor de benodigde faciliteiten en accommodaties.

Je verricht beleidsondersteunende activiteiten en stelt notities op over inhoudelijke processen.

Als laatste heb je ook coördinerende taken op het secretariële en logistieke vlak en verzorg je de notulen van vergaderingen.

• Je bent inzetbaar voor 3 maanden voor 28 tot 32 uur gemiddeld per week.
• Je beschikt aantoonbaar over een hbo diploma bestuurskunde of een vergelijkbaar diploma. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar.
• Je hebt aantoonbaar in de periode 2021-heden relevante werkervaring opgedaan bij een Veiligheidsregio of vergelijkbare organisatie in het domein van de publieke veiligheid en gezondheid. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in de toelichting de ervaring waaruit blijkt dat je aan de eis voldoet.
• Je hebt recent, in de periode 2021-heden, aantoonbaar minimaal een jaar ervaring opgedaan als (beleids)ondersteuner van een bestuurssecretariaat.

Wensen

• Je beschikt aantoonbaar over ervaring in het ondersteunen van de bestuurs- en directiesecretaris met betrekking tot de planning en verslaglegging van vergaderingen.
• Je beschikt aantoonbaar over recente ervaring in het bewaken van de voortgang van de bestuursagenda en de jaaragenda van directie en concernmanagement inclusief het vastleggen van de daaruit voortkomende besluiten.
• Je beschikt aantoonbaar over recente ervaring in het proactief directie- en managementleden attenderen en signaleren op gemaakte afspraken.
• Je hebt een heldere motivatie om deze opdracht uit te voeren. Wij vinden het belangrijk te horen waarom deze opdracht jou aanspreekt en wat jij hieraan kunt bijdragen. Wat zijn jouw belangrijke eigenschappen die deze opdracht tot een succes maken?

De volgende competenties zijn van toepassing in de interviewfase:

1. Bestuurlijke en organisatiesensitiviteit

2. Analytisch en praktisch

3. Mondelingen en schriftelijke communicatie

4. Zorgvuldig werken en samenwerken

5. Prioriteit stellen en overzicht behouden

• Standplaats: Arnhem
• Startdatum: 15-08-2024
• Einddatum: 15-11-2024
• Optie tot verlenging: 4 keer, maximaal 3 maanden per verlenging
• Uren per week: 28 tot 32 uur