Geen woorden, maar daden! Dat is het motto dat het best past bij deze functie. Een ideale functie voor iemand die graag de handen uit de mouwen steekt. Naast het maken van de nodige meters ben jij het gezicht van team opleidingen Schone Stad. Je schakelt met managers, teamleiders en collega’s. Jij weet ze allemaal te voorzien van de juiste informatie.

Jouw functie
Buiten is van ons. Van ons allemaal. Van Rotterdammers, ondernemers en bezoekers. Het cluster Stadsbeheer maakt Rotterdam klaar voor de toekomst en zorgt ervoor dat de stad een fijne, veilige en schone stad is om in te wonen, werken en recreëren. Met een sterke combinatie van ruim 3.000 denkers en doeners werken we aan de Rotterdamse buitenruimte en houden we deze in vorm. Dit is waar jij van wordt in jouw rol als medewerker team opleidingen ‘Schone Stad’, want jij krijgt energie van het begeleiden van het opleidingsproces van A tot Z en kunt meerdere ballen tegelijk in de lucht houden.

Binnen Team Opleidingen Schone Stad ben jij verantwoordelijk voor de organisatie en administratie van trainingen en opleidingen voor zowel Schone Stad als de SB Campus. Je neemt contact op met verschillende opleiders om offertes aan te vragen en trainingsdata af te stemmen. Daarnaast regel je de reserveringen van ruimtes, lunches en ben je bezig met het inplannen van medewerkers in samenwerking met verschillende planners. Ook verzorg je de uitnodigingen en houd je de presentie bij tijdens de trainingsdagen.
Je bent verantwoordelijk voor het registreren van behaalde en bijgewoonde trainingen en opleidingen in ons Cursisten Registratiesysteem en wanneer nodig, zorg je voor de bestelling van bloemen, catering en andere zaken voor de uitreiking van diploma’s en certificaten.
In deze rol ben je altijd alert op veranderingen van het werk en zoek je proactief naar passende oplossingen. Jij signaleert tijdig wanneer verplichte trainingen of opleidingen moeten worden georganiseerd en zorgt ervoor dat dit proces soepel verloopt. In deze rol heb je regelmatig contact met collega’s binnen de organisatie, van uitvoerende medewerkers tot teamleiders en het management.

De afdeling
Als medewerker team opleidingen Schone Stad ga je aan de slag bij de afdeling Analyse. Deze afdeling faciliteert en ondersteunt diverse afdelingen bij het cluster Stadsbeheer met uitlopende werkzaamheden en diensten.

De organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen.

Jij weet wat nodig is en durft verantwoordelijkheid te nemen. Als Medewerker Team Opleidingen Schone Stad ben jij dé administratieve duizendpoot en je weet daarbij goed het overzicht te bewaren. Je bent een echte computerexpert en bent vernieuwend. Je kunt proactief vertellen waar er verbeteringen kunnen worden aangebracht op de huidige werkwijze zodat we sneller en efficiënter kunnen werken. Je bent stressbestendig, een spoed vraag die opeens naar boven komt schrikt jou niet af! Sterker nog, ad-hoc kunnen handelen en schakelen tussen vragen is één van jouw kwaliteiten. Dit alles doe je secuur en accuraat. Bovendien betreft het een dienstverlenende functie en daarom is het voeren van goede communicatie met verschillende doelgroepen, zoals managers, teamleiders en collega’s belangrijk. Je hebt een actieve, professionele werkhouding en je kunt zowel goed in teamverband als zelfstandig werken. Je staat stevig in je schoenen, bent proactief, assertief, en durft stappen te zetten. Klantgerichtheid staat bij jou zeer hoog in het vaandel. Tot slot heb je een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als schrift.

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO4 opleiding in administratieve richting;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring opgedaan als administratief medewerker in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt werkervaring met de systemen: MS Teams, Excel, Word en Outlook, One Drive, One Note.

Wensen
• Je bent in het bezit van rijbewijs B;
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare administratieve werkervaring in de opleidingenbranche bijvoorbeeld met het inplannen en organiseren van opleidingen.

• Werklocatie: Kleinpolderplein 3-5

Thuiswerkbeleid:

• Voornamelijk thuiswerken volgens het principe van Anders werken.

• Vergaderen en digitaal ontmoeten via MS Teams.

• Fysieke aanwezigheid vereist op donderdag, op Kleinpolderplein of een gemeentelijke locatie.

• Tijdens de inwerkperiode is dagelijkse fysieke aanwezigheid noodzakelijk.

• Startdatum: Zo snel mogelijk, naar verwachting medio april
• Uren per week: 36
• Duur opdracht: 12 maanden
• Verlengingsperiode: 2 x 3 maanden
• Data verificatiegesprek: Naar verwachting begin april via MS Teams of op locatie
• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.