Als projectleider kantooromgeving ben jij verantwoordelijk voor de (verder) uitwerking van het voorlopig-, definitief en het technisch ontwerp met meubelboek ten behoeve van de herinrichting van het Stadhuis. Er is al het nodige werk verzet, zo is het voorlopig ontwerp al bijna afgerond. We hebben de ambitie om eind 2026 een start te maken met de realisatie van de gewenste aanpassingen.

Je werkt nauw samen met de intern projectleider ‘kantooromgeving’ en intern projectleider ‘houding en gedrag’ binnen gemeente Doetinchem. Zie het organogram voor de projectorganisatie bij het kopje eisen. De uitdaging is om ervoor te zorgen dat de herinrichting aansluit op de wensen en eisen van de organisatie. Ook is in het definitief ontwerp rekening gehouden met het huisvesten van een tweetal teams die nu nog vanuit een andere locatie werkzaam zijn. Gezamenlijke spelregels rondom houding en gedrag in relatie tot hybride werken zijn opgesteld en hier is draagvlak voor binnen de organisatie.

We verwachten dat je als projectleider na de inhuurperiode de volgende resultaten en activiteiten hebt behaald of uitgevoerd:

Resultaten:

• Hervatten en afronden van de voorlopige ontwerpfase, inclusief het opleveren van een voorlopig ontwerp met o.a. een functionele indeling van werkplekken, (overleg)ruimten en clustering van teams.
• Opleveren van een definitief ontwerp. In deze fase worden de keuzes van de opdrachtgever meegenomen, denk hierbij aan bijvoorbeeld de afwerking van materialen en type meubilair.
• Opleveren van een technisch ontwerp en meubelboek.
• Tussentijds opleveren van besluitvormingsdocumenten, zoals een fasememo voor de definitieve ontwerpfase en kostenramingen voor interne stakeholders.
• Adviseren bij het opstellen van breed gedragen gedragsregels rondom hybride werken, in samenwerking met de intern projectleider houding en gedrag. De timing van het implementeren van deze regels moet nog worden bepaald.
• Opstellen van een intern communicatieplan om medewerkers goed te informeren en te betrekken bij de herinrichting. Onderdeel van dit plan is ook de planning met betrekking tot de besluitvorming.
• Opdrachtgever heeft budget beschikbaar. Realisatie van alle resultaten past binnen de budgettaire kaders.
• Na uitvoering van de opdracht is alles gereed om te starten met de volgende fasen, voorbereidingsfase/uitvoeringsfase .

Activiteiten:

• Deelnemen en actief leiden van structureel overleg met de projectgroep kantooromgeving (gemiddeld 1x per 3 weken), inclusief het bijhouden van een actielijst.
• Creëren van participatie binnen de organisatie door het houden van meerdere werksessies waarbij ieder team vertegenwoordigd is door een medewerker.
• Voorbereiden van presentaties voor interne stakeholders, zoals de stuurgroep en college. Op verzoek bijwonen van de presentaties.
• Algeheel projectmanagement, inclusief het bewaken van de voortgang en budgettaire kaders.
• Doorlopend aandacht besteden aan risico’s die van invloed zijn op het project en hoe deze risico’s het beste te managen.
• Fungeren als aanspreekpunt voor externe adviespartijen, zoals architecten en installatiedeskundigen.

• De kandidaat is inzetbaar vanaf uiterlijk 1 mei 2025 tot en met 1 februari 2026 voor gemiddeld 16 uur per week. Einddatum van de opdracht is 1 februari 2026, tenzij zich het volgende voordoet:
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in de laatste 10 jaar op het gebied van projectmanagement bij vergelijkbare huisvestingsvraagstukken, bij voorkeur bij een gemeentelijke en/of overheidsinstelling.
• Een relevante afgeronde hbo/wo-opleiding.

Plan van Aanpak (maximaal 2 A4)

1. Planning om te komen tot het technisch ontwerp:

   • Fase 1: Inventarisatie en analyse van de huidige kantooromgeving, inclusief interviews met medewerkers en stakeholders.
     Resultaat: Een overzicht van de huidige situatie en knelpunten.
     Tijdslijn: Week 1-2

   • Fase 2: Definitie van functionele eisen en wensen, inclusief vergaderingen met interne teams en belanghebbenden.
     Resultaat: Een document met vastgestelde eisen en wensen voor de nieuwe kantooromgeving.
     Tijdslijn: Week 3-4

   • Fase 3: Ontwerp van het kantoorconcept, inclusief technische tekeningen en ruimte-indeling, samenwerking met architect.
     Resultaat: Het eerste ontwerp van de nieuwe kantooromgeving.
     Tijdslijn: Week 5-6

   • Fase 4: Feedbackronde en bijsturing van ontwerp op basis van reacties van belanghebbenden.
     Resultaat: Eindontwerp dat voldoet aan de wensen van de stakeholders.
     Tijdslijn: Week 7-8

   • Fase 5: Technische uitwerking van het ontwerp, inclusief integratie van techniek en infrastructuur.
     Resultaat: Technisch ontwerp klaar voor uitvoering.
     Tijdslijn: Week 9-10

2. Risico’s en beheersmaatregelen:

   • Risico 1: Vertraging in het ontwerpproces door onduidelijke communicatie.
     Beheersmaatregel: Regelmatige voortgangsgesprekken en feedbackmomenten inplannen.

   • Risico 2: Veranderingen in de eisen van stakeholders tijdens het ontwerp.
     Beheersmaatregel: Vroege en duidelijke afstemming met stakeholders om wijzigingen te beperken.

   • Risico 3: Technische uitdagingen bij het integreren van nieuwe systemen in het ontwerp.
     Beheersmaatregel: Betrekken van technische experts in een vroeg stadium om mogelijke obstakels te identificeren.

   • Risico 4: Budgetoverschrijdingen door onvoorziene kosten.
     Beheersmaatregel: Gedetailleerd kostenplan opstellen en constant monitoren van uitgaven.

   • Risico 5: Gebrek aan draagvlak bij medewerkers voor de nieuwe kantoorinrichting.
     Beheersmaatregel: Vroege betrokkenheid van medewerkers door middel van interviews en feedbacksessies.

3. Draagvlak bij stakeholders:

   • Betrokkenheid: Regelmatige communicatie en updates via vergaderingen en nieuwsbrieven.

   • Feedbacksessies: Organiseren van sessies om input van stakeholders te verzamelen en ze actief bij het proces te betrekken.

   • Duidelijke voordelen: Aandacht voor de voordelen van de nieuwe kantoorinrichting, zoals verbeterde werkplekken en efficiënter gebruik van de ruimte.

4. Samenwerking met intern projectleider ‘kantooromgeving’ en intern projectleider ‘houding en gedrag’:

   • Afstemming: Wekelijkse voortgangsoverleggen om de projectdoelen en voortgang te bespreken.

   • Gezamenlijke beslissingen: Bij belangrijke keuzes, zoals ontwerpwijzigingen of strategische aanpassingen, gezamenlijk beslissingen nemen.

   • Integratie van gedrag: Betrekken van de projectleider ‘houding en gedrag’ bij het creëren van een omgeving die de gewenste cultuur ondersteunt.

5. Samenwerking met een architect:

   • Vroege samenwerking: Betrekken van de architect in een vroeg stadium om de visie voor de kantooromgeving te vertalen naar een ontwerp.

   • Technische integratie: Zorgvuldige afstemming met de architect voor een functioneel en esthetisch ontwerp dat voldoet aan de technische eisen.

   • Creatieve input: Waar mogelijk ruimte voor creatieve ideeën en innovaties vanuit de architect om het project een unieke uitstraling te geven.

Dit plan van aanpak zorgt voor een gestructureerde en resultaatgerichte benadering, terwijl het ook oog heeft voor de mensen die gebruik maken van de nieuwe kantooromgeving. Het creëert een solide basis voor samenwerking en succes.

Te toetsen competenties tijdens het interview:

• Je beschikt over een uitstekend organiserend vermogen, waardoor je projecten efficiënt weet te plannen en te coördineren. Je handelt snel en doeltreffend om resultaten te boeken, wat jouw slagvaardigheid benadrukt. Daarnaast communiceer je helder en sta je open voor feedback, wat bijdraagt aan een actieve en open communicatie.
• Je bent een plezierige sparringpartner en een fijne gesprekspartner voor medewerkers, deelprojectleiders, (externe) partners, management en bestuur. Je bent toegankelijk en makkelijk benaderbaar voor iedereen, wat jouw benaderbaarheid onderstreept. Je neemt je verantwoordelijkheden serieus en handelt daarnaar, wat getuigt van een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
• Je hebt oog voor de verschillende belangen binnen de organisatie, wat jouw politieke sensitiviteit aantoont. Bovendien weet je hoe je veranderingen succesvol kunt doorvoeren, wat jouw vaardigheden in verandermanagement benadrukt.
• Ook kunnen we vragen stellen over jouw plan van aanpak.

• Standplaats: Doetinchem
• Startdatum: 01-05-2025
• Einddatum: 01-02-2026
• Optie tot verlenging: Ja, zie toelichting bij het kopje beschikbaarheid
• Uren per week: Gemiddeld 16 uur per week, afhankelijk van de fase waarin we zitten kan de inzet variëren in uren

De interviews vinden plaats op maandagmiddag 28 april of dinsdagmiddag 29 april. In uw agenda kunt u hier alvast rekening mee houden.