De opdracht richt zich op de implementatie en borging van In-, Door- en Uitstroom (IDU) en Identity & Access Management (IAM) binnen bijbehorende processen van de Gemeente Zwolle. De hands on regievoerder speelt hierin een verbindende, coördinerende en trekkende (IDU) rol tussen HR, IT en andere betrokken afdelingen.

Het doel is om ervoor te zorgen dat:

• IDU en IAM effectief worden ingericht en structureel worden geborgd binnen de organisatie.
• HR de benodigde input levert op beleidsmatig, procesmatig en uitvoerend niveau, zodat de implementatie goed aansluit op de praktijk.
• De juiste rollen en verantwoordelijkheden binnen HR worden afgestemd en geïmplementeerd, inclusief de coördinatie en uitvoering van rol mining en de afstemming van functienamen.
• De overgang van het project naar de reguliere organisatie soepel verloopt, waarbij structurele HR-taken en -verantwoordelijkheden helder zijn en de overdracht van kennis geborgd is.
• Het IDU-proces wordt geoptimaliseerd en gecontroleerd, waarbij zowel verbeteringen als borging bijdragen aan een efficiëntere en meer betrouwbare werkwijze.

De hands on regievoerder is voor IDU projectleider. De hands on regievoerder is voor IAM geen projectleider, maar heeft wel de vaardigheden om te schakelen, verbinden en af te stemmen tussen de behoeften van HR, IT en andere stakeholders. Dit betekent zowel halen als brengen: inzicht krijgen in wat nodig is, dit vertalen naar concrete acties en de uitvoering ervan ondersteunen.

Werkzaamheden en taken - IDU

Uitvoering en opvolging van de IA-rapportage IDU

• Analyseren van de IA-rapportage met betrekking tot het IDU-proces en nader bepalen welke acties nodig zijn.
• Bijstellen en uitvoeren van een actieplan op basis van de rapportagebevindingen om IDU-processen te verbeteren en compliant te maken.
• Terugkoppelen van resultaten aan de relevante stakeholders, zoals HR, IT en Control.

Advisering en uitvoering: afstemming tussen IDU en IAM

• In kaart brengen welke processen en activiteiten onder IDU blijven vallen en welke worden overgenomen door IAM.
• Opstellen van een transitieplan voor een soepele overgang van IDU-processen naar IAM.
• Afstemmen met HR en IT over benodigde aanpassingen in processen en systemen.
• Adviseren over consequenties van wijzigingen voor medewerkers en leidinggevenden binnen HR en andere afdelingen.

Coördinator groepje ‘Control IDU-proces’

• Regisseren en coördineren van control-activiteiten binnen het huidige IDU-proces.
• Uitvoeren en bewaken van steekproeven om de effectiviteit van IDU-processen te toetsen.
• Bijsturen van de praktijk op basis van bevindingen uit steekproeven en data-analyse.

Afstemming en overgang van IDU naar IAM

• Samenwerken met het IAM-team om het afbouwen van IDU en de opbouw van IAM goed op elkaar af te stemmen.
• Bepalen welke IDU-processen geoptimaliseerd en geborgd moeten worden voordat de transitie naar IAM plaatsvindt.
• Zorgen voor duidelijke procesbeschrijvingen en overdrachtsdocumentatie voor een soepele transitie.

Structurele HR-rol in IDU en kennisoverdracht naar lijnorganisatie

• Vastleggen van de structurele HR-taken en verantwoordelijkheden binnen het IDU-proces.
• Uitwerken en implementeren van richtlijnen en werkinstructies voor het beheer van IDU-processen.
• Overdragen van kennis aan HR-medewerkers door middel van documentatie en trainingen.
• Monitoren van IDU-processen na de implementatie en voorstellen van verbeteringen waar nodig.

Werkzaamheden en taken - IAM

Lid projectgroep implementatie IAM

• Beoordelen en (aan)leveren van HR-input voor de inrichting van IAM op beleidsmatig, procesmatig en uitvoerend niveau.
• Afstemmen met betrokken afdelingen (HR, IV, Services) over rollen en verantwoordelijkheden binnen IAM, zodat deze helder en consistent worden ingericht.
• Uitvoeren en coördineren van bijdrage HR aan rol mining: analyseren van huidige rollen en rechten , controleren of deze aansluiten bij de IAM-inrichting en adviseren over aanpassingen.
• Afstemmen van functienamen en rolstructuren (zoals ‘visitekaart/populaire functienaam functies’) om eenduidigheid en herkenbaarheid binnen IAM te borgen.
• Actief deelnemen aan project overleggen en bijdragen aan besluitvorming over IAM-inrichting.
• Signaleren en oplossen van knelpunten die ontstaan bij de implementatie van IAM binnen HR.

Structurele HR-rol in IAM en overdracht naar lijnorganisatie

• Opstellen en implementeren van een beheermodel voor IAM-rollen , inclusief procedures voor beheer en wijzigingen.
• Zorgdragen voor overdracht van kennis en taken naar de lijnorganisatie, zodat HR structureel IAM-rollen kan beheren.
• Opstellen van werkinstructies en procesbeschrijvingen voor het beheer van IAM-rollen binnen HR.
• Organiseren en faciliteren van kennissessies en trainingen voor HR-medewerkers die met IAM werken.
• Monitoren van de effectiviteit van IAM-processen binnen HR en verbeteringen voorstellen waar nodig.
• Bewaken van de naleving van IAM-afspraken binnen HR en signaleren van afwijkingen of risico’s.

Werkzaamheden en taken – Optioneel: Control Youforc

Vormgeven en implementeren van control-maatregelen voor declaraties en HR-administratie

• In kaart brengen van risico’s en kwetsbaarheden binnen declaratie- en administratiemogelijkheden die kunnen leiden tot fouten of misbruik.
• Opstellen en implementeren van controlemaatregelen om vergissingen en misbruik in declaraties en HR-administratie te voorkomen.
• Adviseren over procesverbeteringen binnen Youforce om de betrouwbaarheid en efficiëntie van de administratie te verhogen.
• Afstemmen met HR, IT en Control over benodigde aanpassingen in het systeem en beleid.

Structurele HR-rol in control Youforce en kennisoverdracht

• Definiëren en vastleggen van structurele HR-taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot control Youforce.
• Uitwerken en implementeren van werkinstructies voor medewerkers die betrokken zijn bij declaraties en administratieve controleprocessen.
• Overdragen van kennis aan HR-medewerkers en leidinggevenden over de juiste toepassing van control-maatregelen binnen Youforce.
• Monitoren van de naleving van control-processen en periodiek evalueren of aanpassingen nodig zijn

In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op ‘kwaliteit van leven’. Inwoners hebben een groot hart voor de stad, houden van het groen, werken, ondernemen met plezier en voelen zich veilig. We kijken uit naar een toekomst met meer dan 160.000 inwoners. Het is onze missie om onze brede welvaart te behouden en te versterken. Dit doen we door unieke talenten samen te brengen en onze passie voor de stad en haar inwoners te delen.

In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent. We zijn een organisatie, waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
• Aantoonbare werkervaring (implementatie en optimalisatie) met HR-processen en In-, Door en Uitstroom (IDU) en Identity en Access Management (IAM) (benoem dit expliciet in het cv);
• Aantoonbare kennis van en werkervaring met gemeentelijke software systemen als Beaufort/Youforce, Topdesk en HR-controleprocessen (beschrijf separaat en beknopt in de motivatie een voorbeeld inzake de werkwijze van gemeenten en shared service centers en hoe HR en IT daar samenkomen);

Wensen: (weging, totaal 100 punten)

• Aantoonbare afgeronde opleiding op hbo-bachelor niveau richting Human Resource en/of IT (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken op het gebied van verbinding tot stand brengen tussen HR, IT en ander afdelingen in een verandertraject (beschrijf separaat en beknopt een voorbeeld in de motivatie) (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken op het gebied van verbinding tot stand brengen tussen HR, IT en ander afdelingen in een verandertraject binnen een gemeente (beschrijf separaat en beknopt een voorbeeld in de motivatie) (10 punten);
• Aantoonbare kennis van en werkervaring met "role mining" én functiebeheer binnen HR-processen (beschrijf separaat en beknopt een voorbeeld in de motivatie waarin zowel IAM en IDU een rol spelen) (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van transities van projectfase naar reguliere organisatie (beschrijf separaat en beknopt een voorbeeld in de motivatie) (15 punten);
• Aantoonbare werkervaring met procesoptimalisatie en control binnen HR (beschrijf separaat en beknopt een voorbeeld) (15 punten)
• Beschikbaar per maandag 14 april 2025 en eens in de twee weken op de donderdagochtend voor afstemmingsoverleg (10 punten)

1. Analytisch vermogen
   • Kan snel de samenhang tussen HR-processen, IAM/IDU en IT-systemen doorgronden.
   • Kan problemen en knelpunten signaleren en onderbouwen met data en feiten.
2. Verbindend vermogen
   • Kan schakelen tussen HR, IT en andere betrokken afdelingen om samenwerking te bevorderen.
   • Kan belangen van verschillende stakeholders samenbrengen en tot gezamenlijke oplossingen komen.
3. Organisatiesensitiviteit
   • Begrijpt de dynamiek binnen een gemeentelijke organisatie en shared service center.
   • Weet hoe besluiten tot stand komen en hoe veranderingen effectief kunnen worden geïmplementeerd.
4. Coördinatie- en samenwerkingsvaardigheden
   • Kan processen en control-activiteiten afstemmen en coördineren.
   • Werkt zelfstandig, maar betrekt de juiste mensen op het juiste moment.
5. Resultaatgerichtheid
   • Houdt het einddoel voor ogen en zorgt voor concrete acties en oplossingen.
   • Kan doorpakken bij weerstand en zorgen dat afgesproken taken worden uitgevoerd.
6. Communicatieve vaardigheden
   • Kan complexe materie begrijpelijk maken voor HR-professionals en andere betrokkenen.
   • Kan effectief rapporteren, adviseren en kennis overdragen.
7. Zelfstandigheid en proactieve houding
   • Signaleert kansen en knelpunten en komt zelf met verbetervoorstellen.
   • Werkt zelfstandig aan de opdracht, maar zoekt tijdig afstemming waar nodig.
8. Procesmatig en gestructureerd werken
   • Kan werken volgens een planmatige aanpak en procesmatig denken.
   • Kan structuur aanbrengen in taken en werkwijzen, zowel voor zichzelf als voor de organisatie.

Startdatum: Z.S.M.
Einddatum: 15-10-2025
Optie tot verlengen: 2 maal 3 maand(en)
Aantal uur per week: 16 uur
Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in ieder geval ook op de donderdagochtend om de week

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 31 maart 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 28 maart 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.