Als medewerker Personeelsadministratie regel je alle administratieve zaken die met de medewerkers van de gemeente te maken hebben en weet je alle taken snel en accuraat af te handelen. Je beheert en optimaliseert de personeelsadministratie van de gemeente, samen met je collega-medewerkers van de personeels- en salarisadministratie. Je werkt nauwkeurig en gestructureerd. Op drukke momenten ben je flexibel en stressbestendig.

Als medewerker van de personeelsadministratie ben je verantwoordelijk voor een breed pakket aan taken:

• Uitvoeren van het administratieve proces voor de instroom, doorstroom en uitstroom van tijdelijke en vaste medewerkers
• Opstellen van arbeidsovereenkomsten en brieven m.b.t. de arbeidsvoorwaarden
• Beantwoorden van vragen van collega’s over personele aangelegenheden, zoals verlof, reiskosten, ziekte
• Beheren, verwerken en controleren van personeels- en salarismutaties volgens de gemeentelijke CAO en wet- en regelgeving.
• Formulieren en interne handleidingen up-to-date houden?

Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 650 collega’s aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden en verantwoordelijkheid.

Afdeling
Werken voor Bedrijfsvoering is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collega’s helpen hun werk te doen. Bij BV vind je HR, financiën, communicatie- directie en bestuursadvisering, inkoop, facilitaire zakenen juridische zaken. Kortom, grote afwisseling in collega’s én in het werk.

• De kandidaat gaat akkoord met detachering
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als medewerker Personeelsadministratie;
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop (geen iPad); de werkplekken van de gemeente Leidschendam-Voorburg zijn voorzien van USB-C (Thunderbolt) docking beeldschermen.

Wensen: (weging)

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als medewerker Personeelsadministratie (30 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als medewerker Personeelsadministratie bij een gemeente (40 punten);
• Aantoonbare werkervaring met IT-systemen Motion en Motion Pro, benoem duidelijk waar dit is opgedaan (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office, benoem dit duidelijk waar dit is toegepast(10 punten)

• Staat open voor feedback en het bespreken van dilemma’s;
• Handelt naar de gangbare (vastgestelde) ethische normen en waarden;
• Maakt melding van fouten en overschrijding van ethische normen en waarden;
• Integriteit (handelen);
• Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Verantwoordelijkheid (signaleren)
• Signaleert wanneer afspraken niet worden nagekomen.
• Signaleert wanneer er geen heldere afspraken zijn gemaakt.
• Neemt zelf verantwoordelijkheid wanneer het eigen handelen niet goed uitpakt.
• Maakt zaken bespreekbaar als consequenties ongunstiger uitvallen dan voorzien;
• Analytisch vermogen (overzicht houden):
• Doorziet de kern van problemen.
• Onderscheidt hoofd en bijzaken in een probleem.
• Geeft aan welke informatie ontbreekt om tot een goede analyse te komen.
• Trekt gegronde conclusies uit beschikbare informatie.
• Kwaliteitsgerichtheid (bewaken)
• Stelt prioriteiten om de kwaliteit van het product te bewaken.
• Streeft naar het realiseren van de kwaliteitseisen, ook als dit moeilijker blijkt dan van tevoren ingeschat.
• Heeft tijdig zicht op afwijkingen in het kwaliteitsniveau.
• Ontdekt en vereffent deze afwijkingen.

Startdatum: 17-03-2025
Einddatum: 17-06-2025
Optie tot verlengen: Mogelijk, maar nog niet bekend
Aantal uur per week: 32-36 uur
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-vr

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 5 maart 2025 van 10.00 uur tot 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 3 maart bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.