Je draagt zorg dat er binnen de IPM-teams van de projecten en meer specifiek de projectmanager “in control” blijft en het overzicht behoudt door onder andere Informatiemanagement. Je bent daarnaast verantwoordelijk voor het voorbereiden van bestuurlijke nota’s en besluiten, het opstellen en in besluitvormingsproces brengen van de reactienota’s, bewaakt daarbij de termijnen en besluiten binnen de projectinkoop. Daarnaast ondersteun je de projectteamleden bij het opstellen van inhoudelijke plannen en presentaties en archiveer je nota’s en besluiten in eDocs. Hiervoor initieer je – binnen de provinciale kaders – een aanpak die garandeert dat jij en je team op tijd de gevraagde stukken opleveren, bestuurlijke overleggen zijn voorbereid en de deelnemers beschikken over actuele gegevens. Kortom onder jou leiding wordt het team niet verrast. Met het provinciale KMS als leidraad zorg je tevens voor het doorlopen van de benodigde stappen per projectfase en bewaak je de productkwaliteit. Deze opdracht wordt initieel uitgevraagd op basis van 24 uur per week en 24 weken.

• Werkzaamheden van de projectsecretaris zijn concreet:
• Voorbereiden en procesbegeleiding terinzagelegging van de planologische stukken.
• Inventariseren van de reacties en deze verwerken in de Reactienota.
• Opstellen presentaties.
• Zorgdragen dat de ambtelijke- en bestuurlijke besluitvormingsproces wordt doorlopen.
• Indien nodig projectsecretaris ondersteunen bij het opstellen van nota’s en besluiten.
• Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen.
• Zorgdragen dat het informatiebeheer op orde is.
• Misschien is iets specifieks nog toevoegen voor Spuiweg.
• Informatiemanagement en ondersteuning van alle communicatie, afspraken en processen.
• Opzetten, plannen en organiseren van bestuurlijke en externe overleggen.
• Notuleren van bestuurlijke en externe overleggen.
• Inhoudelijke ondersteuning van de projectmanager en projectteamleden.
• Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen.
• Organiseren van bijeenkomsten met omwonenden en stakeholders.
• Opzetten, bijhouden en bewaken van termijnen van toetsformulieren van stukken die intern of extern getoetst worden.
• Aanspreekpunt voor de projectorganisatie, lijnorganisatie en de provinciale organisatie.

Voor de bereikbaarheid van Lelystad wordt er aan de zuidkant van de stad een aantal projecten gerealiseerd door de provincie Flevoland. Voor meerdere IPM-teams van het Expertiseteam projectbureau Infra loopt de planvoorbereiding met planologische procedure. Dit proces kenmerkt zich door veel stakeholders en belangen in een complex gebied waar functies voor mobiliteit, wonen, recreëren, natuur en bijvoorbeeld duurzaamheid geïntegreerd moeten worden. Deze projecten worden voorbereid met gemeenten.

Belangrijke uitdaging bij de projecten en programma’s is dat de verschillende projecten tegelijkertijd lopen die onderling in fasering verschillen en die elk specifieke aandachtspunten hebben voor de werkzaamheden. Daar breng jij je specifieke expertise in.

• Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
• Een afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau.

Wensen: (weging, totaal 100 punten)

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een vergelijkbare rol bij een provinciale, gemeentelijke organisatie of Rijkswaterstaat (25 punten).
  a. Geen aantoonbare werkervaring of tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten
  b. Minimaal 2 tot 4 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten)
  c. Minimaal 4 of meer jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectsecretariaatswerkzaamheden bij ruimtelijke of infrastructurele projecten (benoem dit duidelijk in het cv, inclusief een omschrijving van wat deze werkzaamheden waren) (25 punten).
  a. Geen aantoonbare of tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten
  b. Minimaal 2 tot 4 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten)
  c. Minimaal 4 of meer jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als project- /programmasecretaris in het ruimtelijk of infrastructuur domein (25 punten)
  a. Geen aantoonbare werkervaring of tot 1 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten)
  b. Minimaal 1 tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten
  c. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
• Aantoonbare kennis en werkervaring met het ondersteunen van (programma- / project-) managers (benoem dit duidelijk in het cv en beschrijf de werkzaamheden) (25 punten).
  a. Geen aantoonbare werkervaring of tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten
  b. Minimaal 2 tot 4 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten
  c. Minimaal 4 of meer jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)

• Stressbestendig;
• Communicatief;
• Gestructureerd;
• Proactief;
• Daadkrachtig;
• Verbindend;
• Coördinerend;
• Teamspeler;

Startdatum: 01-02-2025
Einddatum: 01-08-2025
Optie tot verlengen: 1 maal 6 maand(en)
Aantal uur per week: 24 uur

Voor de uitvoering van de opdracht is het gewenst dat deze vervuld wordt op het provinciehuis, waarbij één dag in overleg thuis kan worden gewerkt. De opdracht wordt vervuld gedurende 24 weken. Rekening wordt gehouden met een periode voor verlof – waarin de Opdracht dus niet wordt uitgevoerd door Opdrachtnemer – van 2 weken. Dit geldt ook voor de verlenging.