Het team bureau DGV is op zoek naar een management assistente cq project management officer. Bij bureau DGV werken ca 10 collega’s, zij vervullen een sleutelrol in de ondersteuning van de directie en het management. De management assistente is werkzaam voor de 2 gedelegeerd opdrachtgevers, in de uitvoering van hun taken. Zij zijn verantwoordelijk voor circa 25 vernieuwingsprojecten met een IT-component binnen het Kadaster. Als management assistente ondersteun je de gedelegeerd opdrachtgevers. Dit betreft agendabeheer, het voorbereiden van maandelijkse stuurgroepen van de vernieuwingsprojecten waaronder agendaplanning, vergaderstukken voorbereiden, klaarzetten en borgen in afstemming met de gedelegeerd opdrachtgevers e/o projectmanagers, verslaglegging en nabespreking.

Daarnaast is agendabeheer een essentiële taak (plannen, afstemmen, organiseren). Dit vindt niet alleen binnen de grenzen van de Directie DGV plaats maar vraagt om intensieve afstemming en samenwerking met andere directies en secretariaten. Ook het aanjagen en sturen van de projectmanagers en projectleiders op het tijdig aanleveren van stukken is een hoofdtaak.

Samen met je collega draag je zorg voor het goed en soepel functioneren van het bureau DGV. Adequate en efficiënte organisatie van het bureau en de ondersteuning van de projecten en gedelegeerd opdrachtgevers in de uitvoering van hun taken.

Belangrijkste technieken, methoden en tools

• MS Office 365 waaronder Teams
• Sharepoint
• FCC Integraal Verander Portfolio

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn

• Agendabeheer van gedelegeerd opdrachtgevers en bijbehorende stuurgroepen
• Ondersteuning projectuitvoering
• Voorbereiden, verslag leggen en borging stukken van stuurgroepen
• Pro-actieve afstemming
• Verslaglegging van ca 20 stuurgroepen per maand

Het Kadaster registreert en verstrekt gegevens over de ligging van vastgoed in Nederland en de daarmee samenhangende rechten, zoals eigendom en hypotheek. Als zelfstandig bestuursorgaan is dat onze wettelijke taak. Onze gegevens bieden houvast bij het onderzoeken van maatschappelijke vraagstukken, of het nu gaat om de beste route voor een nieuwe snelweg, actuele ontwikkelingen op de woningmarkt of het in beeld brengen van leegstand.

Directie Data, Governance en Vernieuwing (DGV)
De directie Data, Governance en Vernieuwing (DGV) beheert de integrale kadastrale data-infrastructuur en stelt de kaders voor het hele datalandschap van de organisatie; dus naast rechtszekerheids-, vastgoed- en geodata ook bedrijfsvoeringsdata, klantgegevens en de samenhang met data van ketenpartners.

Maatschappelijke ontwikkelingen en ondernemingsprocessen gaan steeds sneller en transformeren, vooral door de invloed van informatiegestuurd, data- en technologie-gedreven werken. Het creëren van waarde, ook publieke waarde, is steeds meer gebaseerd op (het toepassen van) data. Daarbij is afstemming en samenwerking met (interne) klanten en stakeholders essentieel.

Daarmee borgt de directie ook de relatie van data, vernieuwing van producten en diensten en klant. Kennis en expertise op het vlak van datamanagement, marketing en architectuur zijn ondergebracht bij deze directie. De directie stuurt daarbij op samenhang van data en vernieuwing voor een effectieve (vraag gestuurde en kwalitatief hoogstaande) toekomstgerichte uitvoering. Dit doen wij samen met ruim 110 collega's die voor DGV werken en de ambities van DGV willen waarmaken.

DGV bestaat uit 6 afdelingen: Marketing, Onderzoek, Portfolio en Productmanagement, Architectuur en Informatiemanagement, Data Governance en CIO Office. Daarnaast wordt de directie ondersteund door bureau DGV. Voor dit bureau zijn wij op zoek naar een managementassistente c.q. project management officer. Het bureau DGV bestaat uit ca 10 medewerkers

• De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 januari 20225 tot en met 30 juni 2025 voor 24-32 uur per week.
• Volgens Kadaster richtlijn dient iedere medewerker minimaal 2 dagen per week op kantoor aanwezig te zijn. Welke dagen dit zijn gaat in overleg met de manager en het team.
• Afgeronde (bachelor) hbo-opleiding of hoger.
• Minimaal 4 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Aantoonbare ervaring met succesvol samenwerken in multidisciplinaire teams en omgevingen, met een politiek/bestuurlijk karakter.
• Aantoonbare ervaring van verslaglegging van projecten in datarijke omgevingen.
• Aantoonbare ervaring met projectmatig werken (verslaglegging).
• Ervaring met een organisatie die, als ZBO, wettelijke taken uitvoert en werkt in een breed stakeholderveld.
• Taalniveau Nederlands minimaal B2.
• Competenties waar de kandidaat over dient te beschikken:
  • Pro-actief, servicegericht en initiatiefrijk;
  • Communicatief vaardig zowel schriftelijk als mondeling sterk;
  • Resultaatgericht;
  • Gericht op samenwerking;
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Kennis van en ervaring met reguliere MS OFFICE365 tooling waaronder Teams.

Wensen:

• U beschrijft een ervaring/aanpak waaruit blijkt hoe u omgaat als zich een knelpunt zou voordoen als het aanjagen en sturen van projectmanagers tot uitdagingen leidt (max. 300 woorden) en geef hierbij aan hoe u deze oplost (zie ook opdrachtomschrijving en verantwoordelijkheden.
• U geeft een beschrijving (max 400 woorden) van uw ervaring hoe u de competenties proactief en initiatiefrijk inzet in uw werkzaamheden bij bijvoorbeeld het plannen en organiseren van (stuurgroep)vergaderingen. (zie ook opdrachtomschrijving en verantwoordelijkheden).

Startdatum: 1 januari 2025
Optie tot verlengen: 2x 3 maanden

De verificatiegesprekken zullen plaatsvinden op 31 december 2024 via MS Teams.

Flexibel v.w.b. de inzet van de uren, het is van belang dat de urenverdeling kan worden aangepast aan het werkaanbod over de verschillende dagen van de week. Bijvoorbeeld verdeling van de uren over meerdere dagen van de week. Daarentegen zit de flexibiliteit ook dat het uitwerken van verslagen heel goed vanuit huis gedaan kan worden bijvoorbeeld als er een opname van een stuurgroep is gemaakt. Veel van de overleggen zijn via Teams, dus dat houdt in dat dat ook vanuit huis kan. Echter in bepaalde weken ligt de vraag wat hoger en zijn er ook dagen bij die de reguliere 8 uren kent.