Meer details
Match criteria
Dienstverband
- ZZP / Freelance
Uurtarief
- 56,00
Duur
- 32 uur pw, 11 mnd
Management assistent Openbare Orde en Veiligheid
Nieuw
Functie omschrijving
Utrecht heeft jou nodig!
De afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV) zoekt een managementassistent voor het team Officemanagement. Dit team bestaat momenteel uit vijf medewerkers:
De afdeling werkt primair voor de burgemeester (portefeuille openbare orde en veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces. Complexe vraagstukken, media-aandacht, bestuurlijke interventies en onvoorziene incidenten maken dynamiek en flexibiliteit tot een vaste waarde in het dagelijks werk. Bij de afdeling Openbare Orde en Veiligheid werken ruim 120 medewerkers, zowel op stedelijk- als op wijkniveau. Wij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van onze activiteiten en door ons stadsbestuur effectief te ondersteunen. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, openheid en gelijkwaardigheid, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer.
In deze rol van Management Assistent ligt in eerste instantie de focus op onderstaande werkzaamheden, maar naar verwachting zullen we op termijn het takenpakket uitbreiden.
De afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV) zoekt een managementassistent voor het team Officemanagement. Dit team bestaat momenteel uit vijf medewerkers:
- Een coördinator, die belast is met de functionele aansturing van het team en tevens met de ondersteuning van de directeur Veiligheid;
- Vier managementassistenten die belast zijn met de ondersteuning van vier clustermanagers;
De afdeling werkt primair voor de burgemeester (portefeuille openbare orde en veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces. Complexe vraagstukken, media-aandacht, bestuurlijke interventies en onvoorziene incidenten maken dynamiek en flexibiliteit tot een vaste waarde in het dagelijks werk. Bij de afdeling Openbare Orde en Veiligheid werken ruim 120 medewerkers, zowel op stedelijk- als op wijkniveau. Wij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van onze activiteiten en door ons stadsbestuur effectief te ondersteunen. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, openheid en gelijkwaardigheid, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer.
In deze rol van Management Assistent ligt in eerste instantie de focus op onderstaande werkzaamheden, maar naar verwachting zullen we op termijn het takenpakket uitbreiden.
Werkzaamheden
Je taken zijn:
- Je bent primair verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van de Clustermanager en het bijbehorende cluster, zoals het plannen van complexe afspraken met in- en/of externe partijen en het proactief beheren van de mailbox (urgentie inschatten, prioriteren en de opvolging bewaken). Je communiceert helder en actief over de zaken die jij doet en/of opvalt.
- Je bent verantwoordelijk voor de algemene werkzaamheden op de afdeling Openbare Orde en Veiligheid zoals complexe afspraken met interne- en/of externe partijen, ondersteuning bij bijeenkomsten, fysieke- en digitale postafhandeling, administratieve processen en het zorgdragen voor een goede (telefonische) bereikbaarheid
- Je voert ondersteunende HRM-taken uit voor de manager. Dit betreft ondersteuning bij sollicitatieprocedures en zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers;
- Je zorgt voor een goede voorbereiding, signalering en opvolging van gemaakte afspraken (o.a. vergaderstukken in IBABS plaatsen).
- Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen. Waar nodig en mogelijk meedraaien in projecten ter ondersteuning.
- Samen met je collega’s zorg je voor een uniforme werkwijze, zodat het werk gemakkelijk door een collega overgenomen kan worden als jij er niet bent;
- Ondersteuning bij het financiële proces (aanvragen van bestellingen) in de systemen MUIS/SAP.
Omschrijving kandidaat
Jij hebt:
- Beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval MBO-4 niveau.
- Daarnaast heb je bij voorkeur minimaal 5 jaar ervaring als management assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;
- Ruime ervaring heeft met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook, Teams) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
- Kennis van iBabs is een pré
- Ervaring bij een Openbare Orde en Veiligheid afdeling is een pré
Functie eisen
- Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariele richting
Wensen
- Je hebt bij voorkeur minimaal 5 jaar ervaring als management assistent
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als management assistent in een zeer dynamische omgeving (waarin je stressbestendig moest zijn, snel moest schakelen. )
- Ervaring opgedaan bij een Openbare Orde en Veiligheid - afdeling.
Competenties
Verder herken je je in de volgende competenties/vaardigheden:
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
- Je kunt zelfstandig en proactief verschillende werkzaamheden tegelijkertijd organiseren en uitvoeren;
- Je signaleert opvallendheden / knelpunten en brengt deze onder de aandacht van de manager die je ondersteunt en/of richting je collega’s binnen het Officemanagement.
- Je bent resultaatgericht en werkt kwaliteits- en klantgericht (je hebt ervaring met klantcontacten).
- Je weet zaken en afspraken op urgentie te screenen en neemt deze met de benodigde discretie in behandeling.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
Extra info
- Periode: zsm tot 31 augustus 2025 met mogelijke opties tot verlenging
- Belasting: 12 - 32 uur per week gemiddeld
Goed om te weten:
De gesprekken worden in overleg gepland, waarschijnlijk op 15 of 16 oktober. De coordinator van het Officemanagement neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.
Toelichting uren: we zoeken iemand die deze opdracht voor minimaal 12 uur per week kan invullen, meer uren is ook mogelijk maar tot maximaal 32 uur per week.
Locatie
Utrecht
Publicatiedatum
30.09.2024
Publicatie eindigt
08.10.2024
Contactpersoon
Bruijn
Van loondienst naar zelfstandiger?
Ben je nog in vaste dienst, maar je wilt als zzp' er voor jezelf beginnen? Spannende beslissing! Wij helpen je graag bij de overstap van een vaste baan naar een zzp, freelance, interim of detachering opdracht!
Neem contact met ons op
Nog "geen" zelfstandige? Misschien past detacheren dan bij jou?