De gemeente Zutphen is een gemeente vol beweging en ambities. Kijk op Zutphen.nl voor meer informatie.

Wat ga je doen?

Binnen team Documentair Informatie Beheer(DIB) ga je als informatiebeheerder aan de slag met de registratie van centraal binnenkomende informatiestromen (o.a. post en e-mail), zodanig dat de archivering bij de start al goed geborgd is en de zaken/documenten aan het juiste zaaktype en daarmee de juiste (groep) medewerkers gekoppeld worden. De werkzaamheden betreffen o.a.:

• Selecteren ingekomen post en e-mail.
  • Registreren van nieuwe zaken.
  • Registreren van aanvullende documenten bij een zaak.
  • Beheren van de algemene email van de gemeente Zutphen en registreren wat nodig is.
  • Versturen ontvangstbevestigingen.
• Ondersteunen waar nodig bij het uitvoeren van kwaliteitscontroles op het digitale archief binnen informatiesystemen, zoals bijv. controle juist gebruik van zaaktypen, controle volledigheid etc.
• Beantwoording van vragen uit de organisatie over digitaal archiveren of het terugvinden van informatie in digitale archieven in informatiesystemen.
• Proactief geven van informatie, uitleg/instructie en ondersteuning aan gebruikers omtrent digitale archivering in informatiesystemen
• Beantwoording van vragen uit de organisatie over digitaal archiveren of het terugvinden van informatie in digitale archieven in informatiesystemen.
• Proactief geven van informatie, uitleg/instructie en ondersteuning aan gebruikers omtrent digitale archivering in informatiesystemen.
• Begeleiden van medewerkers in digitaal archiveren in informatiesystemen.

Je bent mede verantwoordelijk voor het registratieproces van binnen komende informatiestromen zoals email en fysieke post in ons zaaksysteem

Je beschikt over:

• Je beschikt minimaal over een afgeronde MBO-opleiding, SOD1 of LARM met ervaring (minimaal 3 jaar) in de rol van informatiebeheerder of DIV medewerker;
• Je beschikt over ruime kennis en ervaring met het registreren van post/email e.d. binnen gemeentelijke processen in een zaaksysteem, kennis van zaaksysteem.nl(xxllnc) is een pré .

Verder verwachten we het volgende van je:

• Kwaliteitsgerichtheid: Je stelt hoge eisen aan kwaliteit van producten en diensten en handelt daarnaar.
• Klantgericht: je onderzoekt de wensen en behoeften van (zowel interne als externe) klanten en handelt hiernaar, stelt de medewerker centraal zonder het eigen organisatie belang tekort te doen.
• Communicatieve vaardigheden: je bent in staat om medewerkers klantvriendelijk te woord te staan, mee te nemen in de digitale ontwikkeling en duidelijk instructies/uitleg te geven.
• Plannen en organiseren: je stelt doelen en prioriteiten en bepaalt de vereiste acties, tijd en middelen om deze doelen te realiseren en plaatst deze activiteiten in de juiste volgorde en tijd.

• De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 oktober tot en met 31-12-2024 voor minimaal 28 uur per week.
• Je hebt minimaal 3 jaar recente werkervaring op het gebied van informatiebeheer bij voorkeur bij een gemeentelijke overheid.
• Je hebt MBO werk- en denkniveau.
• Je bent in bezit van een VOG, gemeente Zutphen kan na gunning een VOG opvragen. Dit criterium is een eis. Een toelichting is verplicht.

Wensen

• Onderstaande blijkt uit uw motivatiebrief: De mate waarin je aantoonbare werkervaring hebt in de registratie van informatiestroming in een zaaksysteem
• Onderstaande blijkt uit uw motivatiebrief: De mate waarin je aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring hebt als informatiebeheerder/medewerker DIV.
• Onderstaande blijkt uit uw motivatiebrief: De mate waarin je in teamverband kunt werken en daarbij met je competenties en voldoende inhoudelijke kennis een meerwaarde bent.

• Standplaats: Zutphen
• Startdatum: 1 oktober 2024
• Einddatum: 31 december 2024
• Optie tot verlenging: Ja
• Uren per week: 28

De interviews zullen plaatsvinden op 26 september 2024. Gelieve hier rekening mee te houden.