Wij zijn op zoek naar een nauwgezette projectmedewerker, die als de onmisbare rechterhand van de projectleider en het projectteam fungeert en hen ondersteunt op het gebied van administratie, organisatie en informatie, lichte projectbeheersing (financiën, inkoop, planning, risico’s) en communicatie. Mede door jou verloopt het project soepel en succesvol. Het is een brede, veelzijdige en uitdagende rol in een dynamische omgeving. Je werkt in verschillende projectteams aan betere wegen en fietspaden en je draagt bij aan een schoner, veiliger en duurzamere mobiliteit in de Provincie. Doordat de fase van het project kan verschillen, heb je een heel gevarieerd takenpakket. De meeste van je projecten richten zich op het onderhouden en renoveren van viaducten, bruggen en (eco)tunnels.

Bij Provincie Utrecht heb je de mogelijkheid om op kantoor of hybride te werken: tenminste één keer per week werk je, op zogenoemde samenwerkingsdagen, op het Provinciehuis en de bijeenkomsten van jouw projecten vinden plaats op locaties door de hele provincie (afhankelijk van het project waar je aan werkt). Op de dagen waarop je geen projectbijeenkomsten hebt, is het mogelijk om thuis te werken via Teams.

In verband met langdurig zwangerschapsverlof van een collega en het waarborgen van de continuiteit in diverse projecten zijn we op zoek naar een collega die beschikbaar is tot (tenminste) 1-1-2026.

Je bent verantwoordelijk voor onder andere de volgende taken:

• Je organiseert en actualiseert de projectadministratie (conform vaststaande structuur);
• Je begeleidt aanbestedingen- en offerteprocessen en je houdt het inkoopdossier bij;
• Je bewaakt projectbudgetten, je verzorgt de financieel administratieve taken en je ondersteunt bij het opstellen van (voortgang) rapportages, zowel cijfermatig als tekstueel;
• Je organiseert, notuleert en bereidt in- en externe projectbijeenkomsten voor;
• Je borgt dat acties uit de projectbijeenkomsten opgevolgd worden;
• Je coördineert de documentenstroom, je zorgt dat collega’s met de juiste versie werken en archiveert alle relevante documenten;
• Je verzorgt de projectcommunicatie en je fungeert als vraagbaak voor iedereen die bij het project betrokken is, zowel intern als extern;

Voor deze functie zoeken wij een projectmedewerker die plezier heeft om diverse projecten te ondersteunen en om zelfstandig invulling en uitvoering te geven aan opdrachten en projecten. Je hebt aantoonbaar ervaring in het werkveld van infrastructuur en/of techniek.

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

• Een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4 in de richting van Office & Management Support Specialist of een afgeronde opleiding op minimaal HBO Bachelor Management, Economie en Recht
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als projectmedewerker binnen de Overheid
• Aantoonbare werkervaring met financiële projectbeheersing (ervaring met SAP is een pré) en MS Office;
• Aantoonbare werkervaring in het werkveld van infrastructuur en/of techniek
• Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk. Je verstaat de kunst van het notuleren.
• Aantoonbare werkervaring binnen een politiek bestuurlijke omgeving;

Wensen: (weging, totaal 100 punten)

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als projectmedewerker in de afgelopen 8 jaar (50 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met financiële projectbeheersing (20 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in het werkveld van infrastructuur en/of techniek (20 punten);

We zoeken iemand die zich herkent in de volgende persoonlijke eigenschappen:

• Je bent ordelijk en nauwgezet; het is jouw taak om de zaken ordelijk te houden zodat de projectleider(s) alles gemakkelijk terug kunnen vinden en op de hoogte is (zijn) van alle belangrijke zaken. Je zorgt dat je zelf, te midden van je diverse taken, het overzicht houdt.
• Je hebt de drive om alle lopende activiteiten te structureren en de planning en budgetten te bewaken.
• Je bent flexibel; je takenpakket is divers en onverwachte zaken zullen tussendoor komen. Jij kan daar goed mee overweg en schakelt snel tussen de verschillende taken.
• Je bent stressbestendig; bij een project horen deadlines, je hebt ervaring met werken onder tijdsdruk en je kan omgaan met tegenslagen of vertragingen.
• Je bent pro-actief en je neemt initiatief: je bent de projectleider zo mogelijk een stapje voor: hij/zij hoeft het niet aan je vragen, je had zelf al bedacht om de actie op te pakken (en vanzelfsprekend geef je terugkoppeling over de voortgang).
• Je bent resultaatgericht, betrokken en je hebt een hands-on mentaliteit.
• Je bent sociaal zeer vaardig; je werkt veel samen met de projectleider(s) van Provincie Utrecht maar ook met medewerkers van de samenwerkingspartijen (andere gemeenten of aannemers). Je kunt goed samenwerken met verschillende mensen en je communiceert helder.

Startdatum: Z.S.M.
Einddatum: 01-01-2025
Optie tot verlengen: 3 maal 6 maand(en)
Aantal uur per week: 24 uur
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: ja

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 25 september 2024 van 09:00 uur tot 12:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.