Als managementondersteuner is geen dag hetzelfde. Je ontzorgt je afdelingshoofden en teamleiders. Dit betekent dat je hen secretariële en administratieve ondersteuning biedt (agendabeheer, notuleren, voorbereiden van overleggen, het organiseren van bijeenkomsten, etc.), managementinformatie opstelt en diverse praktische zaken regelt. Maar je bent ook een vraagbaak voor andere medewerkers op de afdeling en zorgt dat nieuwe collega’s zich snel thuis voelen. Tevens verzorg je enkele P&O-taken voor de afdeling, zoals de verzuimregistratie en de correspondentie met sollicitanten. Zo ben je de spil op de afdeling en onmisbaar voor het management.

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 400 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.

Je gaat aan de slag voor de afdeling Bedrijfsvoering (BV) en Interne Dienstverlening (IDV). De afdelingen BV en IDV bestaan uit 6 teams.

• Team Inkoop & Juridische Zaken;
• Team financiën;
• Team P &O;
• Team Communicatie & KCC;
• Team Informatievoorziening & Automatisering;
• Team Bode & Facilitair.

Je overlegt en werkt samen met managementondersteuners van de andere afdelingen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• De beroepsaansprakelijkheidsverzekering en de aansprakelijkheidsverzekering bedrijven biedt qua verzekerde hoedanigheid, inhoudelijk dekking aan minimaal de opdrachtwaarde van de opdracht.
• Beschikbaar 4x 6 uur (per dag) of 5x 5 uur op locatie
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als managementondersteuner (bij een overheidsorganisatie);
• Aantoonbare werkervaring met het hele MS 365 pakket en agendabeheer in de afgelopen 3 jaar, benoem waar dit is opgedaan;

Wensen: (weging)

• Minimaal een afgeronde MBO4 opleiding in de richting van secretarieel of administratie (25 punten);
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner bij een gemeente (35 punten)
• Beschikbaar per 2 september 2024 voor 24 uur per week (15 punten);
• Een door de kandidaat zelf geschreven motivatiebrief toegeschreven op de functie (max 1 a4 op een aparte pagina) (10 punten).

• Pro-actief;
• Flexibel;
• Open en enthousiast karakter;
• Teamplayer;
• Dienstverlenende instelling / verbinder binnen en buiten de organisatie;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal;
• Accuraat;
• Weet met tact om te gaan met gevoelige informatie;
• Digitaalvaardig, zodat je snel de weg weet te vinden in voor jou nieuwe applicaties;

Startdatum: 02-09-2024
Einddatum: 31-12-2024
Optie tot verlengen: 2 maal 2 maand(en)
Aantal uur per week: 24 uur
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 15 augustus 2024 van 11.00 uur tot 12.30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 14 augustus 2024 in de loop van de middag bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.